Seit 20 Jahren an Ihrer Seite – professionell & effizient
Digitale Personalakte
- Platzsparende und günstige Aktenverwaltung
- Effizientes Personalmanagement
- Rechtssicher & Datenschutzkonform
Digital. flexibel. sicher
Bei HR Data-Orga setzen wir auf eine Kombination aus modernster Technologie, flexiblen Lösungsansätzen und strengen Sicherheitsprotokollen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten nicht nur präzise erfasst, sondern auch optimal verwaltet werden. Entdecken Sie, wie unsere Datenerfassungslösungen Ihnen helfen können, den digitalen Wandel effizient und vertrauensvoll zu meistern.
Der Schlüssel zum Erfolg
Ihre Vorteile
Standortunabhängiger Zugriff
Alle Personaldaten und -dokumente sind an einem Ort gespeichert, was den Zugriff und die Zuordnung von Dokumenten vereinfacht.
Hohe Datensicherheit
Spezielle Verschlüsselungen sorgen für datenschutzkonforme Speicherung der Daten.
Keine Hardwareanschaffung notwendig
Es fallen keine zusätzlichen Kosten für Hardware wie Aktenschränke oder Server an.
Verknüpfung mit Personalstammdaten
Ermöglicht eine nahtlose Integration der Personalakte in das Gesamtgefüge der Unternehmensdaten.
Platz- und Kostenersparnis
Raumkapazitäten für physische Ablagen fallen weg und die Kosten für Druck und Papier werden reduziert.
Papierloses Büro
Digitale Personalakten sind ein zentraler Baustein auf dem Weg zu einem papierlosen Büro.
Zeit für Veränderung?
Steigern Sie die Effizienz und Qualität Ihrer betrieblichen Abläufe mit unserer umfangreichen Expertise im Bereich der Datenerfassung. Entdecken Sie den Unterschied, den spezialisierte Lösungen ausmachen können.
Preis berechnen für die Digitalisierung von Dokumente
Wollen Sie wissen, was die Digitalisierung Ihrer Papierdokumente kostet? Mit unserem intuitiven Preisrechner erhalten Sie in wenigen Sekunden eine Schätzung. Einfach die Menge und Art der zu digitalisierenden Dokumente angeben und sofort den geschätzten Preis erfahren. So können Sie effektiv planen und den ersten Schritt in eine digitalere Zukunft setzen.
FAQ zur digitalen Personalakte
Wie werden Daten in einer digitalen Personalakte erfasst und gespeichert?
Digitale Personalakten werden in einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem (DMS) geführt. Daten werden entweder direkt im System erfasst oder durch Scannen und Hochladen von physischen Dokumenten digitalisiert. Sie sind dann in einer strukturierten Form gespeichert, die schnelle Suche, Zugriff und Bearbeitung ermöglicht. Die Speicherung erfolgt auf sicheren Servern, oft unter Verwendung von Cloud-Technologien, die eine Verschlüsselung und andere Schutzmaßnahmen nutzen.
Können digitale Personalakten in bestehende HR-Systeme integriert werden?
Ja, moderne digitale Personalakten sind so konzipiert, dass sie mit bestehenden HR-Systemen integriert werden können. Dies ermöglicht eine nahtlose Datenübertragung und -synchronisation, wodurch Doppelarbeit vermieden und Prozesseffizienz gesteigert wird.
Wie wird die Einhaltung von Datenschutzgesetzen wie der DSGVO gewährleistet?
Anbieter digitaler Personalakten gewährleisten die Einhaltung der DSGVO und anderer Datenschutzgesetze durch verschiedene Maßnahmen, wie die Verschlüsselung von Daten, regelmäßige Sicherheitsaudits, Zugriffskontrollen und die Implementierung von Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Privacy by Design and by Default).
Welche rechtlichen Vorgaben gibt es für die Führung digitaler Personalakten?
Die rechtlichen Vorgaben für digitale Personalakten umfassen die DSGVO, das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie spezifische Arbeitsgesetze, die unter anderem die Vertraulichkeit von Mitarbeiterinformationen, die Aufbewahrungsfristen und das Recht auf Einsichtnahme durch die Mitarbeiter regeln.
Ist die Umstellung auf digitale Personalakten kostenintensiv?
Die Anfangsinvestitionen für die Umstellung können höher sein, da sie möglicherweise neue Software, Schulungen und eventuell Hardware erfordern. Langfristig können jedoch Kosten durch effizientere Prozesse, weniger Papierverbrauch und Speicherplatz sowie durch Zeitersparnis eingespart werden.
Wie stehen die Kosten im Vergleich zu analogen Akten?
Langfristig sind digitale Akten meist kostengünstiger als analoge. Sie reduzieren die Notwendigkeit für physischen Speicherplatz, Druck- und Kopierkosten und ermöglichen effizientere Arbeitsabläufe.
Was muss bei der Umstellung von analogen auf digitale Personalakten beachtet werden?
Bei der Umstellung müssen Unternehmen sicherstellen, dass alle digitalisierten Daten genau und vollständig sind. Zudem müssen Mitarbeiterschulungen durchgeführt, Datenschutzbestimmungen beachtet und eventuell bestehende Prozesse angepasst werden.
Wie werden Backups der Daten erstellt?
Backups werden automatisch durch das Dokumentenmanagementsystem erstellt und auf separaten Servern oder in der Cloud gespeichert. Dies schützt vor Datenverlust durch Hardwarefehler, Naturkatastrophen oder Cyberangriffe.
Was geschieht im Falle eines technischen Ausfalls?
Im Falle eines technischen Ausfalls greifen Notfallpläne, die die schnelle Wiederherstellung der Daten aus Backups ermöglichen. Die Systeme sind in der Regel so konzipiert, dass sie hohe Verfügbarkeit und Redundanz bieten, um Ausfallzeiten zu minimieren.