In einem Unternehmen ist es nicht nur aus organisatorischen Gründen wichtig, dass Sie Ihre Dokumente archivieren, sondern dies ist auch vom Gesetz vorgeschrieben. Immerhin müssen alle Daten jederzeit zur Verfügung stehen, wenn es zum Beispiel zu einer Prüfung durch die Steuerbehörde kommen sollte. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie Ihre Dokumente archivieren, und zwar richtig. Im Allgemeinen wird zwischen zwei Möglichkeiten unterschieden: Die analoge sowie digitale Datenerfassung.
Informieren Sie sich hier über unseren
» Scanservice
Analog & Digital
Analog Ihre Dokumente archivieren
Unwichtig welches Unternehmen oder welche Firma Sie führen oder Mitglied sind, es kommt meist viel Papierkram auf Sie zu. Verträge, Rechnungen und vieles mehr entstehen über die Laufzeit eines Jahres. Natürlich dürfen Sie diese nicht einfach wegwerfen, sondern Sie müssen Ihre Dokumente archivieren. Deswegen ist es schon im Vorfeld wichtig, dass Sie Ihre Dokumente in passenden Ordnern abheften. Sortieren Sie diese nach Monat oder sogar Tag, sodass Sie Ihre Dokumente immer wieder schnell finden können. Diese Ordner müssen Sie sauber in einen Schrank einsortieren, damit die Daten dauerhaft gesichert sind.
Digitalisieren: Die einfachste Methode zum Archivieren
Die analoge Form ist heute schon recht veraltet, sollte aber dennoch nicht aus den Augen gelassen werden. Zusätzlich zur Sammlung Ihrer Dokumente sollten Sie aber auch die Digitalisierung bedenken. Bei der Digitalisierung handelt es sich um die Datenerfassung über den PC. Das bedeutet, Sie scannen verschiedene Dokumente ein und speichern diese dauerhaft ab, sodass Sie diese immer zur Hand haben.
Optimalerweise haben Sie dafür ein externes Speichermedium, sodass Sie aktuelle Aufträge nicht mit archivierten Dokumenten vertauschen oder sogar vermischen. Es gibt heute im Handel schon günstige Festplatten, welche sich perfekt zum Archivieren eignen. Besonders wichtig ist die Datenerfassung, da viele Unternehmen heute schon 90 Prozent aller Aufträge, Verträge, Rechnungen und ähnliches über den PC erstellen. Somit liegt die Datei schon bereit und muss von Ihnen nur noch archiviert werden.
Dokumente richtig scannen und archivieren
Haben Sie viele lose Quittungen, Rechnungen, Verträge und andere Dokumente, müssen Sie diese vor dem Archivieren einscannen, damit Sie jene abspeichern können. Für kleinerer Blätter benötigen Sie dafür nicht einmal einen Scanner, denn das ist heute schon über das Smartphone möglich. Dank einer passenden App können Sie ganz schnell und einfach die Archivierung vornehmen, ohne dass Sie am PC sein müssen. Schicken Sie das gescannte Dokument später nur an Ihren PC und archivieren Sie jenes somit. Eine andere Möglichkeit ist das klassische Einscannen über einen Scanner.
Wichtig ist, dass Sie eine gute Auflösung von mindestens 150 bis 300 dpi wählen, damit die Lesbarkeit des Dokuments nicht beeinflusst wird. Ebenso ist es sinnvoll, wenn Sie das Dokument in schwarz-weiß einscannen. Dadurch wird die Lesbarkeit gesteigert, aber auch der Speicherplatz verringert. Auch der Dateityp spielt eine wichtige Rolle. Für Texte sollten Sie stets den Typ „GIF“ wählen, wobei Sie für Fotos „JPEG“ verwenden. Es empfiehlt sich aber auch, dass Sie die Dokumente später in PDF oder PDF/A umwandeln. Somit können Sie diese jederzeit und auch von anderen Geräten als dem PC lesen und auswerten.
ARCHIVIEREN DEFINITION
Unter dem Begriff des Archivierens versteht man das zeitlich unbegrenzte Aufbewahren von Dokumenten. Diese können dabei weiterhin genutzt werden.
Ordnung muss sein
In einem Unternehmen sammeln sich viele Dokumente an. Würden Sie jene jetzt einfach alle scannen und abspeichern, könnten Sie schnell durcheinander geraten. Deswegen ist es bei der Datenerfassung wichtig, dass Sie eine passende Ordnung einhalten. Das beginnt schon bei dem Dateinamen, denn Sie sollten nicht einfach nur den Namen der Datei, wie zum Beispiel „Vertrag für Auto“, schreiben, sondern Sie müssen diese genauer betiteln. Der Grund ist, dass es vielleicht 200 dieser Verträge gibt, weshalb Sie dann nicht genau wissen, wonach Sie suchen, wenn Sie einen Vertrag benötigen. Deswegen sollten Sie alle Scans nummerieren.
Beginnen Sie mit dem Jahr, danach dem Monat und anschließend dem Tag. Erst nach dem Datum können Sie einen individuellen Namen für die Datei festlegen. Beim Dokumente archivieren ist es ebenfalls sinnvoll, wenn Sie mehrere Ordner erstellen. Sie können beispielsweise Ordner je Jahr oder Monat erstellen, sodass Sie noch mehr Ordnung schaffen. Insofern gibt es verschiedene Systeme, welche Sie verwenden können. Richten Sie sich dabei aber nicht nur nach Ihren Bedürfnissen, sondern denken Sie auch darüber nach, ob jemand, der sich vielleicht nicht mit Ihrem System auskennt, darin zurechtfinden würde.
Hallo, mein Name ist Björn Rolletter. Hier finden Sie Erläuterungen unserer Leistungen und Tipps & Tricks, die den Workflow in Ihrem unternehmen erleichtern. Viel Spaß beim Stöbern!
Blogbeitrag auch als Audio verfügbar
In einem Unternehmen ist es nicht nur aus organisatorischen Gründen wichtig, dass Sie Ihre Dokumente archivieren, sondern dies ist auch vom Gesetz vorgeschrieben. Immerhin müssen alle Daten jederzeit zur Verfügung stehen, wenn es zum Beispiel zu einer Prüfung durch die Steuerbehörde kommen sollte. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie Ihre Dokumente archivieren, und zwar richtig. Im Allgemeinen wird zwischen zwei Möglichkeiten unterschieden: Die analoge sowie digitale Datenerfassung.
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Analog & Digital
Analog Ihre Dokumente archivieren
Unwichtig welches Unternehmen oder welche Firma Sie führen oder Mitglied sind, es kommt meist viel Papierkram auf Sie zu. Verträge, Rechnungen und vieles mehr entstehen über die Laufzeit eines Jahres. Natürlich dürfen Sie diese nicht einfach wegwerfen, sondern Sie müssen Ihre Dokumente archivieren. Deswegen ist es schon im Vorfeld wichtig, dass Sie Ihre Dokumente in passenden Ordnern abheften. Sortieren Sie diese nach Monat oder sogar Tag, sodass Sie Ihre Dokumente immer wieder schnell finden können. Diese Ordner müssen Sie sauber in einen Schrank einsortieren, damit die Daten dauerhaft gesichert sind.
Digitalisieren: Die einfachste Methode zum Archivieren
Die analoge Form ist heute schon recht veraltet, sollte aber dennoch nicht aus den Augen gelassen werden. Zusätzlich zur Sammlung Ihrer Dokumente sollten Sie aber auch die Digitalisierung bedenken. Bei der Digitalisierung handelt es sich um die Datenerfassung über den PC. Das bedeutet, Sie scannen verschiedene Dokumente ein und speichern diese dauerhaft ab, sodass Sie diese immer zur Hand haben.
Optimalerweise haben Sie dafür ein externes Speichermedium, sodass Sie aktuelle Aufträge nicht mit archivierten Dokumenten vertauschen oder sogar vermischen. Es gibt heute im Handel schon günstige Festplatten, welche sich perfekt zum Archivieren eignen. Besonders wichtig ist die Datenerfassung, da viele Unternehmen heute schon 90 Prozent aller Aufträge, Verträge, Rechnungen und ähnliches über den PC erstellen. Somit liegt die Datei schon bereit und muss von Ihnen nur noch archiviert werden.
Dokumente richtig scannen und archivieren
ARCHIVIEREN DEFINITION
Unter dem Begriff des Archivierens versteht man das zeitlich unbegrenzte Aufbewahren von Dokumenten. Diese können dabei weiterhin genutzt werden.
Ordnung muss sein
In einem Unternehmen sammeln sich viele Dokumente an. Würden Sie jene jetzt einfach alle scannen und abspeichern, könnten Sie schnell durcheinander geraten. Deswegen ist es bei der Datenerfassung wichtig, dass Sie eine passende Ordnung einhalten. Das beginnt schon bei dem Dateinamen, denn Sie sollten nicht einfach nur den Namen der Datei, wie zum Beispiel „Vertrag für Auto“, schreiben, sondern Sie müssen diese genauer betiteln. Der Grund ist, dass es vielleicht 200 dieser Verträge gibt, weshalb Sie dann nicht genau wissen, wonach Sie suchen, wenn Sie einen Vertrag benötigen. Deswegen sollten Sie alle Scans nummerieren.
Beginnen Sie mit dem Jahr, danach dem Monat und anschließend dem Tag. Erst nach dem Datum können Sie einen individuellen Namen für die Datei festlegen. Beim Dokumente archivieren ist es ebenfalls sinnvoll, wenn Sie mehrere Ordner erstellen. Sie können beispielsweise Ordner je Jahr oder Monat erstellen, sodass Sie noch mehr Ordnung schaffen. Insofern gibt es verschiedene Systeme, welche Sie verwenden können. Richten Sie sich dabei aber nicht nur nach Ihren Bedürfnissen, sondern denken Sie auch darüber nach, ob jemand, der sich vielleicht nicht mit Ihrem System auskennt, darin zurechtfinden würde.
Zum Autor
Hallo, mein Name ist Björn Rolletter. Hier finden Sie Erläuterungen unserer Leistungen und Tipps & Tricks, die den Workflow in Ihrem unternehmen erleichtern. Viel Spaß beim Stöbern!