Papier im Büro wird zunehmend weniger, denn ein papierloses Büro bietet viele Vorteile, bringt aber auch neue Herausforderungen für das gesamte Unternehmen. Ein Büro mit reduziertem Papierverbrauch bringt jedoch viele Vorteile und auch die Zusammenarbeit bei Projekten wird häufig vereinfacht, weil nicht mit veralteten Daten gearbeitet wird. Mit einigen Tipps gelingt der Umstieg auf ein weitgehend papierloses Büro. Auch wir sind Fan des papierlosen Büros. Mit unserem Scanservice und der Datenerfassen gehen wir mit Ihnen die ersten Schritte.
Tipp 1: Geeignete Apps
In einem papierlosen Büro werden unterschiedliche Apps und Tools zum Einsatz kommen. Dazu gehören beispielsweise Kollaborationstools oder Versionsierungstools. Unabhängig davon, für welche Programme Sie sich entscheiden, wichtig ist, dass es eine breite Zustimmung dafür im Unternehmen gibt. Dadurch wird der Umstieg den Mitarbeitern erleichtert und die Tools werden auch angenommen. Oft nutzen die Mitarbeiter bereits privat verschiedene Tools, wodurch der Umstieg leichter fällt.
Tipp 2: Umstieg auf digitale Kommunikationswege
Das größte Einsparungspotenzial bei Papier ist bei der Kommunikation. Diese sollte sowohl intern als auch extern über digitale Wege wie E-Mail erfolgen. Es gibt aber auch andere Möglichkeiten wie Live-Chat-Tools.
Tipp 3: Speichermedien
Papier ist eine Möglichkeit Informationen zu speichern. Im papierlosen Büro übernehmen diese Aufgabe verschiedene Speichermedien. Die Auswahl geeigneter Medien ist besonders wichtig, wenn relevante Dokumente archiviert werden müssen. In diesem Fall müssen die Speichermedien auch gesetzliche Anforderungen erfüllen.
Tipp 4: Digitale Signaturen
Wichtig im papierlosen Büro sind digitale Signaturen. Sie machen ein digitales Dokument fälschungssicher, wodurch es auch gesetzlichen Normen entspricht.
Tipp 5: Cloud Speicher
Neben lokalen Speichermedien ist ein Vorteil eines papierlosen Büros, dass Mitarbeiter auf wichtige Dokumente unkompliziert zugreifen können. Hilfreich hierfür ist es, wenn Dokumente in einem Cloud Speicher ausgelagert werden. Der Vorteil ist, dass die Dokumente auch unterwegs abrufbar sind, was von Vorteil ist, wenn es zu Außenterminen zum Kunden geht.
Tipp 6: Tablet und Smartphone
Ein papierloses Büro kommt nicht ohne Smartphone und Tablet aus. Auf dem Tablet werden beispielsweise Aufträge an verschiedene Mitarbeiter weitergeleitet. Es kann aber auch als virtuelles Dokument fungieren, auf dem etwa der Kunde durch seine Unterschrift eine erbrachte Leistung quittiert.
Tipp 7: Dokumente digitalisieren
Um sich vom Papier loszulösen, ist es wichtig Dokumente, die bisher in Papierform vorlagen zu digitalisieren. Dazu kann beispielsweise ein Dokumentenscanner verwendet werden. Grundsätzlich ist es wichtig im papierlosen Büro konsequent Papier zu vermeiden, wo es geht.
Tipp 8: Zugriffsrechte
Ein weiterer Pluspunkt eines papierlosen Büros ist, dass die Rechte, wer auf ein Dokument zugreifen kann, exakt definiert werden kann. Dadurch wird verhindert, dass Firmengeheimnisse in falsche Hände geraten. Andererseits ermöglicht es den Mitarbeitern auch relevante Informationen für ihre Arbeit einfacher zu finden.
Tipp 9: Digitale Vorlagen
Durch den Umstieg auf ein papierloses Büro müssen zukünftig auch Formulare und andere Standarddokumente in digitaler Form verfügbar sein. Dies beginnt von der Krankmeldung bis hin zum Memo. Durch die Verwendung von einheitlichen Vorlagen ist es auch einfacher relevante Daten gezielt in den Dokumenten zu suchen.
Tipp 10: Kunden und Partner mitnehmen
Ein papierloses Büro bringt Vorteile, kann jedoch problematisch werden, wenn Kunden oder Partner nicht mitgenommen werden. Oftmals sind Kunden überfordert, wenn sie plötzlich nur noch via E-Mail Aufträge oder Bestellungen erteilen können. Mit kleinen Bonusaktionen wird der Umstieg den Kunden schmackhaft gemacht und es kommt zukünftig weniger Arbeit auf Sie zu, wenn Sie Dokumente digitalisieren müssen, da sie bereits in digitaler Form vorliegen.
Zum Autor
Hallo, mein Name ist Björn Rolletter. Hier finden Sie Erläuterungen unserer Leistungen und Tipps & Tricks, die den Workflow in Ihrem unternehmen erleichtern. Viel Spaß beim Stöbern!
Papier im Büro wird zunehmend weniger, denn ein papierloses Büro bietet viele Vorteile, bringt aber auch neue Herausforderungen für das gesamte Unternehmen. Ein Büro mit reduziertem Papierverbrauch bringt jedoch viele Vorteile und auch die Zusammenarbeit bei Projekten wird häufig vereinfacht, weil nicht mit veralteten Daten gearbeitet wird. Mit einigen Tipps gelingt der Umstieg auf ein weitgehend papierloses Büro. Auch wir sind Fan des papierlosen Büros. Mit unserem Scanservice und der Datenerfassen gehen wir mit Ihnen die ersten Schritte.
Tipp 1: Geeignete Apps
In einem papierlosen Büro werden unterschiedliche Apps und Tools zum Einsatz kommen. Dazu gehören beispielsweise Kollaborationstools oder Versionsierungstools. Unabhängig davon, für welche Programme Sie sich entscheiden, wichtig ist, dass es eine breite Zustimmung dafür im Unternehmen gibt. Dadurch wird der Umstieg den Mitarbeitern erleichtert und die Tools werden auch angenommen. Oft nutzen die Mitarbeiter bereits privat verschiedene Tools, wodurch der Umstieg leichter fällt.
Tipp 2: Umstieg auf digitale Kommunikationswege
Das größte Einsparungspotenzial bei Papier ist bei der Kommunikation. Diese sollte sowohl intern als auch extern über digitale Wege wie E-Mail erfolgen. Es gibt aber auch andere Möglichkeiten wie Live-Chat-Tools.
Tipp 3: Speichermedien
Papier ist eine Möglichkeit Informationen zu speichern. Im papierlosen Büro übernehmen diese Aufgabe verschiedene Speichermedien. Die Auswahl geeigneter Medien ist besonders wichtig, wenn relevante Dokumente archiviert werden müssen. In diesem Fall müssen die Speichermedien auch gesetzliche Anforderungen erfüllen.
Tipp 4: Digitale Signaturen
Wichtig im papierlosen Büro sind digitale Signaturen. Sie machen ein digitales Dokument fälschungssicher, wodurch es auch gesetzlichen Normen entspricht.
Tipp 5: Cloud Speicher
Neben lokalen Speichermedien ist ein Vorteil eines papierlosen Büros, dass Mitarbeiter auf wichtige Dokumente unkompliziert zugreifen können. Hilfreich hierfür ist es, wenn Dokumente in einem Cloud Speicher ausgelagert werden. Der Vorteil ist, dass die Dokumente auch unterwegs abrufbar sind, was von Vorteil ist, wenn es zu Außenterminen zum Kunden geht.
Tipp 6: Tablet und Smartphone
Ein papierloses Büro kommt nicht ohne Smartphone und Tablet aus. Auf dem Tablet werden beispielsweise Aufträge an verschiedene Mitarbeiter weitergeleitet. Es kann aber auch als virtuelles Dokument fungieren, auf dem etwa der Kunde durch seine Unterschrift eine erbrachte Leistung quittiert.
Tipp 7: Dokumente digitalisieren
Um sich vom Papier loszulösen, ist es wichtig Dokumente, die bisher in Papierform vorlagen zu digitalisieren. Dazu kann beispielsweise ein Dokumentenscanner verwendet werden. Grundsätzlich ist es wichtig im papierlosen Büro konsequent Papier zu vermeiden, wo es geht.
Tipp 8: Zugriffsrechte
Ein weiterer Pluspunkt eines papierlosen Büros ist, dass die Rechte, wer auf ein Dokument zugreifen kann, exakt definiert werden kann. Dadurch wird verhindert, dass Firmengeheimnisse in falsche Hände geraten. Andererseits ermöglicht es den Mitarbeitern auch relevante Informationen für ihre Arbeit einfacher zu finden.
Tipp 9: Digitale Vorlagen
Durch den Umstieg auf ein papierloses Büro müssen zukünftig auch Formulare und andere Standarddokumente in digitaler Form verfügbar sein. Dies beginnt von der Krankmeldung bis hin zum Memo. Durch die Verwendung von einheitlichen Vorlagen ist es auch einfacher relevante Daten gezielt in den Dokumenten zu suchen.
Tipp 10: Kunden und Partner mitnehmen
Ein papierloses Büro bringt Vorteile, kann jedoch problematisch werden, wenn Kunden oder Partner nicht mitgenommen werden. Oftmals sind Kunden überfordert, wenn sie plötzlich nur noch via E-Mail Aufträge oder Bestellungen erteilen können. Mit kleinen Bonusaktionen wird der Umstieg den Kunden schmackhaft gemacht und es kommt zukünftig weniger Arbeit auf Sie zu, wenn Sie Dokumente digitalisieren müssen, da sie bereits in digitaler Form vorliegen.
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