Dokumente digitalisieren oder auch Datenerfassung ist nach wie vor für viele ein Unwort. Es löst neben Unsicherheit auch Unbehagen bei vielen Verantwortlichen aus. Dabei ist eine Digitalisierung von Papierdokumenten eine essentielle Voraussetzung, um effizienter und kostensparender Arbeitsabläufe in einem modernen Unternehmen zu realisieren. In diesem Artikel erfahren Sie, wie einfach es ist, Ihr Büro papierfrei zu gestalten. Wichtig dabei ist – wie immer und überall – der erste Schritt.
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Sie möchten Ihre Arbeitsabläufe effizienter und kostensparender gestalten? Dann kommen Sie früher oder später um eine Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse nicht herum. Viele Betriebe scheuen den enormen Aufwand vom Scannen der Unterlagen. Aber ganz ehrlich: Ist das Lochen, das richtige Einsortieren und das Ablegen und stundenlange Suchen wirklich schneller? Es geht im ersten Schritt darum, Gewohnheiten aufzubrechen und die Vorteile daraus zu generieren.
Was bedeutet Dokumente digitalisieren?
Einfach erklärt: Bei der Digitalisierung von Dokumenten wird aus physischen, analogen Dokumenten ein digitales Format erstellt. Dies ist der erste Schritt in ein papierloses Büro. Dieser Vorgang beinhaltet wesentlich mehr als das Scannen der von Akten und Dokumenten. Die digitalen Dokumente werden verwaltet, bearbeitet und sicher gespeichert. Damit Sie die Übersicht behalten, ist der Einsatz von Dokumenten Management Systemen (DMS) erforderlich.
Es gibt unterschiedliche Formen:
Unterlagen werden aus Papier gescannt
Zum anderen ist es bereits möglich, digitale Formen von Dokumenten zu erzeugen und diese selbstverständlich auch von den Geschäftspartnern zu erhalten.
Dokumente digitalisieren Software
Welche Dokumente darf man digitalisieren?
Sie dürfen im Grunde alles, was in Ihrem Unternehmen an Papierdokumenten anfällt, digitalisieren und elektronisch aufbewahren. Haben Sie das für Sie passende Aufbewahrungssystem gefunden? Dann ist die Arbeit mit digitalen Unterlagen viel schneller und komfortabler als mit herkömmlichen Papierunterlagen. Folgende Dokumente dürfen Sie digitalisieren:
Dokumente aus der Buchhaltung
Rechnungen
Kaufbelege
Verträge
Versicherungspolizzen
Technische Dokumentationen
Projektunterlagen
Jahresabschlüsse
Personalakten
Bauakten
Bitte beachten! Folgende Dokumente dürfen Sie digitalisieren, aber bewahren Sie nach dem Scannen die Originalunterlagen auf.
Eröffnungsbilanz
Jahresabschlüsse
Zollanmeldungen
Notarverträge
Urkunden
Dokumente mit Original-Unterschriften
Dokumente mit Wasserzeichen
Zu Urkunden zählen Kaufverträge, Fahrzeugpapiere aber auch Heirats- und Geburtsurkunden. Im konkreten Fall sollten Sie rechtliche Auskunft einholen, ob Sie das Dokument vernichten dürfen oder nicht. Grundsätzlich hat eine digitale Form der Unterlagen ausreichend Beweiskraft. Die Gesetze sind hierfür im Moment leider noch unzureichend.
Dokumente digitalisieren
Die Digitalisierung von Dokumenten bedeutet nicht automatisch ein papierloses Büro. Dafür ist die Digitalisierung von Prozessen und System notwendig. Aber es ist der erste Schritt in eine digitale Richtung.
Die Vorteile von digitalen Archiven liegen klar auf der Hand:
Platz sparen: 500 Blatt Papier sind ungefähr 15 MB Speicherplatz.
Weniger Papierverbrauch
Logistischer Vorteil: Sind alle Dokumente logisch abgespeichert, finden Sie die Unterlagen schneller.
Zentralisierung: Die Daten sind gebündelt an einem Ort.
Zeitersparnis: Sie und Ihre Mitarbeiter*innen sparen sich stundenlanges Durchsuchen diverser Ordner.
Schnelligkeit und Agilität des Unternehmens erhöhen
Automatisierung diverser Prozesse
Kosten sparen
Gemeinsame Nutzbarkeit: Sie und Ihr Team können überall gemeinsam auf die Daten zugreifen.
Höhere Transparenz
Daten sind besser geschützt
Nachvollziehbarkeit, wer ein Dokument verändert hat.
Dokumente digitalisieren privat
Privat dürfen und können Sie selbstverständlich alles digitalisieren, was Sie möchten. Dabei geht es vor allem um Zeitersparnis beim Suchen von z. B. Versicherungsunterlagen. Noch wichtiger: Bei einem Wohnungsbrand, einem Wasserschaden oder einem verspielten Haustier können Unterlagen von einem Tag auf den anderen unbrauchbar werden. In diesem Fall haben Sie eine Kopie Ihrer Original-Dateien zur Hand. Ersetzen Sie diese aber schnellstmöglich wieder.
Grundsätzlich handelt es sich bei privaten Unterlagen, die aufbewahrt müssen, um Urkunden. Das heißt, die Originaldokumente müssen in Papierform vorhanden sein. Ein Backup ist aber auf jeden Fall hilfreich.
Dokumente digitalisieren privat und geschäftlich
Dokumente digitalisieren rechtlich
Die rechtlichen Vorgaben für die Digitalisierung von Dokumenten sind überschaubar. Grundsätzlich erlaubt der Gesetzgeber eine digitale Aufbewahrung. Bis auf die oben erwähnten Ausnahmen dürfen daraufhin die Originale vernichtet werden.
Wenn Sie Daten digitalisieren, ist der erste Schritt sich mit den Vorgaben der GoBD vertraut zu machen. Genauer gesagt, die Grundsätze von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. In diesen Grundsätzen steht, worauf Unternehmen bei der Digitalisierung von Dokumenten achten müssen. Diese sind: Das Scannen – Unternehmen müssen die Scanvorgänge dokumentieren und ein Protokoll erstellen. Dies regelt, wer scannen darf, wann man scannen darf, in welcher Qualität gescannt werden muss usw. Ebenso muss dokumentiert werden, dass die inhaltliche oder bildliche Qualität übereinstimmt. Beachten Sie auch, dass die Vorder- und die Rückseite eines Dokumentes gescannt werden muss.
Die Archivierung
Anschließend müssen die Unterlagen möglichst langfristig und unveränderbar gespeichert werden. Das Scanergebnis muss mit dem Originaldokument übereinstimmen, damit Sie es aufbewahren dürfen. Selbstverständlich muss dies nachgewiesen werden können. Zusätzlich muss jedes Dokument mit einem eindeutigen und vor allem nachvollziehbaren Index versehen werden. Diese darf im Nachhinein nicht verändert werden.
Die Unveränderbarkeit
Digitale Unterlagen, für die es Aufbewahrungspflicht gibt, dürfen nicht bearbeitet werden. Der ursprüngliche Inhalt muss nachvollziehbar sein. Kleine Modifikationen sind eindeutig zu protokollieren. Ein Zertifizierungsverfahren garantiert, dass die digitale Form mit der analogen Form übereinstimmt. Die elektronische Signatur wäre eine mögliche Option für dieses Verfahren. Für Unternehmen ist es keine Möglichkeit, Papierdokumente einfach zu scannen und an einen beliebigen Ordner abzuspeichern. Sie benötigen ein nachvollziehbares System.
Zahlreiche Software-Lösungen unterstützen Sie dabei. In entsprechenden Systemen sind die Daten in digitalen Archiven gemäß den gesetzlichen Vorgaben gesichert. Dies ist auch ein entscheidender Vorteil im Sinne der DSGVO, denn sensible Daten müssen geschützt aufbewahrt werden. Dies funktioniert in der Praxis digital mit Passwörtern und Zugangsbeschränkungen wesentlich besser als in Büros mit (nicht) abgesperrten Aktenschränken.
Auf in eine digitale Zukunft
Ein digitales Archiv aufzubauen war noch nie leichter als heute. Die Vorteile darüber überwiegen auf jeden Fall. Meistens geht es nur darum den inneren Schweinehund zu überwinden und zu starten. Technische und rechtliche Aspekte sollten kein Hindernis sein. Oder wie sehen Sie das?
Zum Autor
Hallo, mein Name ist Björn Rolletter. Hier finden Sie Erläuterungen unserer Leistungen und Tipps & Tricks, die den Workflow in Ihrem unternehmen erleichtern. Viel Spaß beim Stöbern!
Blogbeitrag auch als Audio verfügbar
Dokumente digitalisieren oder auch Datenerfassung ist nach wie vor für viele ein Unwort. Es löst neben Unsicherheit auch Unbehagen bei vielen Verantwortlichen aus. Dabei ist eine Digitalisierung von Papierdokumenten eine essentielle Voraussetzung, um effizienter und kostensparender Arbeitsabläufe in einem modernen Unternehmen zu realisieren. In diesem Artikel erfahren Sie, wie einfach es ist, Ihr Büro papierfrei zu gestalten. Wichtig dabei ist – wie immer und überall – der erste Schritt.
Informieren Sie sich hier über unseren » Scanservice
Sie möchten Ihre Arbeitsabläufe effizienter und kostensparender gestalten? Dann kommen Sie früher oder später um eine Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse nicht herum. Viele Betriebe scheuen den enormen Aufwand vom Scannen der Unterlagen. Aber ganz ehrlich: Ist das Lochen, das richtige Einsortieren und das Ablegen und stundenlange Suchen wirklich schneller? Es geht im ersten Schritt darum, Gewohnheiten aufzubrechen und die Vorteile daraus zu generieren.
Was bedeutet Dokumente digitalisieren?
Einfach erklärt: Bei der Digitalisierung von Dokumenten wird aus physischen, analogen Dokumenten ein digitales Format erstellt. Dies ist der erste Schritt in ein papierloses Büro. Dieser Vorgang beinhaltet wesentlich mehr als das Scannen der von Akten und Dokumenten. Die digitalen Dokumente werden verwaltet, bearbeitet und sicher gespeichert. Damit Sie die Übersicht behalten, ist der Einsatz von Dokumenten Management Systemen (DMS) erforderlich.
Es gibt unterschiedliche Formen:
Welche Dokumente darf man digitalisieren?
Sie dürfen im Grunde alles, was in Ihrem Unternehmen an Papierdokumenten anfällt, digitalisieren und elektronisch aufbewahren. Haben Sie das für Sie passende Aufbewahrungssystem gefunden? Dann ist die Arbeit mit digitalen Unterlagen viel schneller und komfortabler als mit herkömmlichen Papierunterlagen. Folgende Dokumente dürfen Sie digitalisieren:
Bitte beachten! Folgende Dokumente dürfen Sie digitalisieren, aber bewahren Sie nach dem Scannen die Originalunterlagen auf.
Zu Urkunden zählen Kaufverträge, Fahrzeugpapiere aber auch Heirats- und Geburtsurkunden. Im konkreten Fall sollten Sie rechtliche Auskunft einholen, ob Sie das Dokument vernichten dürfen oder nicht. Grundsätzlich hat eine digitale Form der Unterlagen ausreichend Beweiskraft. Die Gesetze sind hierfür im Moment leider noch unzureichend.
Dokumente digitalisieren
Die Digitalisierung von Dokumenten bedeutet nicht automatisch ein papierloses Büro. Dafür ist die Digitalisierung von Prozessen und System notwendig. Aber es ist der erste Schritt in eine digitale Richtung.
Die Vorteile von digitalen Archiven liegen klar auf der Hand:
Dokumente digitalisieren privat
Privat dürfen und können Sie selbstverständlich alles digitalisieren, was Sie möchten. Dabei geht es vor allem um Zeitersparnis beim Suchen von z. B. Versicherungsunterlagen. Noch wichtiger: Bei einem Wohnungsbrand, einem Wasserschaden oder einem verspielten Haustier können Unterlagen von einem Tag auf den anderen unbrauchbar werden. In diesem Fall haben Sie eine Kopie Ihrer Original-Dateien zur Hand. Ersetzen Sie diese aber schnellstmöglich wieder.
Grundsätzlich handelt es sich bei privaten Unterlagen, die aufbewahrt müssen, um Urkunden. Das heißt, die Originaldokumente müssen in Papierform vorhanden sein. Ein Backup ist aber auf jeden Fall hilfreich.
Dokumente digitalisieren rechtlich
Die rechtlichen Vorgaben für die Digitalisierung von Dokumenten sind überschaubar. Grundsätzlich erlaubt der Gesetzgeber eine digitale Aufbewahrung. Bis auf die oben erwähnten Ausnahmen dürfen daraufhin die Originale vernichtet werden.
Wenn Sie Daten digitalisieren, ist der erste Schritt sich mit den Vorgaben der GoBD vertraut zu machen. Genauer gesagt, die Grundsätze von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. In diesen Grundsätzen steht, worauf Unternehmen bei der Digitalisierung von Dokumenten achten müssen. Diese sind: Das Scannen – Unternehmen müssen die Scanvorgänge dokumentieren und ein Protokoll erstellen. Dies regelt, wer scannen darf, wann man scannen darf, in welcher Qualität gescannt werden muss usw. Ebenso muss dokumentiert werden, dass die inhaltliche oder bildliche Qualität übereinstimmt. Beachten Sie auch, dass die Vorder- und die Rückseite eines Dokumentes gescannt werden muss.
Die Archivierung
Anschließend müssen die Unterlagen möglichst langfristig und unveränderbar gespeichert werden. Das Scanergebnis muss mit dem Originaldokument übereinstimmen, damit Sie es aufbewahren dürfen. Selbstverständlich muss dies nachgewiesen werden können. Zusätzlich muss jedes Dokument mit einem eindeutigen und vor allem nachvollziehbaren Index versehen werden. Diese darf im Nachhinein nicht verändert werden.
Die Unveränderbarkeit
Digitale Unterlagen, für die es Aufbewahrungspflicht gibt, dürfen nicht bearbeitet werden. Der ursprüngliche Inhalt muss nachvollziehbar sein. Kleine Modifikationen sind eindeutig zu protokollieren. Ein Zertifizierungsverfahren garantiert, dass die digitale Form mit der analogen Form übereinstimmt. Die elektronische Signatur wäre eine mögliche Option für dieses Verfahren. Für Unternehmen ist es keine Möglichkeit, Papierdokumente einfach zu scannen und an einen beliebigen Ordner abzuspeichern. Sie benötigen ein nachvollziehbares System.
Zahlreiche Software-Lösungen unterstützen Sie dabei. In entsprechenden Systemen sind die Daten in digitalen Archiven gemäß den gesetzlichen Vorgaben gesichert. Dies ist auch ein entscheidender Vorteil im Sinne der DSGVO, denn sensible Daten müssen geschützt aufbewahrt werden. Dies funktioniert in der Praxis digital mit Passwörtern und Zugangsbeschränkungen wesentlich besser als in Büros mit (nicht) abgesperrten Aktenschränken.
Auf in eine digitale Zukunft
Ein digitales Archiv aufzubauen war noch nie leichter als heute. Die Vorteile darüber überwiegen auf jeden Fall. Meistens geht es nur darum den inneren Schweinehund zu überwinden und zu starten. Technische und rechtliche Aspekte sollten kein Hindernis sein. Oder wie sehen Sie das?
Zum Autor
Hallo, mein Name ist Björn Rolletter. Hier finden Sie Erläuterungen unserer Leistungen und Tipps & Tricks, die den Workflow in Ihrem unternehmen erleichtern. Viel Spaß beim Stöbern!