So funktioniert digitales und automatisiertes Rechnungsmanagement

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Björn 6. Dezember 2022 0 Kommentare

Der optimale Rechnungsworkflow unterstützt Sie bei Ihrer Buchhaltung: Er umfasst nicht nur die Erfassung und Bearbeitung von Rechnungen, sondern auch die Kontierung, Rechnungsprüfung und Archivierung. Am einfachsten gelingt dieses Vorhaben mit einem digitalen und automatisierten Rechnungsmanagement. Im Rahmen unseres Büroservice beraten wir Sie gerne!

 

Was ist digitales Rechnungsmanagement?

 

Digitales Rechnungsmanagement unterstützt Sie bei sämtlichen Prozessen im Rechnungswesen. Gleichzeitig stellt sich durch die Automatisierung schnell der gewünschte Rechnungsworkflow ein. Das bedeutet: Er vereinfacht die Unternehmensprozesse. Gleichzeitig beschränken sich die manuellen Eingriffe auf ein Minimum.

 

Das Ziel vom digitalen Rechnungsmanagement ist es, Ihre Rechnungsverarbeitung zu beschleunigen. Zusätzlich stellt es sicher, dass Sie die nationalen und internationalen Richtlinien im Rahmen Ihrer Prozesse einhalten.

Prozessübergreifende Automatisierung im Rechnungsmanagement

Es kommt nicht selten vor, dass Unternehmen eine Teilautomatisierung vom Rechnungsworkflow in Betracht ziehen. Obwohl diese ein erster Schritt in die richtige Richtung ist, reicht sie bei Weitem nicht aus. Stattdessen ist es das Rechnungswesen 4.0, dass sämtliche Prozesse Ihrer Buchhaltung optimiert.
Durch die prozessübergreifende Automatisierung ersparen Sie sich die manuelle Dateneingabe. Diese Eingabe ist nicht nur zeitaufwendig, sondern vor allem fehleranfällig. Damit der digitale und automatisierte Ansatz funktioniert, sollte er alle wichtigen Prozesse beinhalten. Dazu gehören:

  • Rechnungseingang und -ausgang
  • Rechnungsprüfung
  • Zahlung und Kontierung
  • Archivierung
  • Weiterleitung zum Steuerberater

Durch einen übergreifenden Rechnungsworkflow ersparen Sie sich zudem zahlreiche Insellösungen. Diese kommen insbesondere in kleinen und mittelständischen Unternehmen nach wie vor zum Einsatz. Alternativ können Sie diese Teillösungen in einem stimmigen Gesamtkonzept vereinen. Das Ergebnis ist stets ein verbesserter Cashflow, der durch die rationalisierten Arbeitsabläufe entsteht.

So sieht der mögliche Rechnungsworkflow aus

Automatisiertes und digitales Rechnungsmanagement ist ein Schritt in Richtung Zukunft. Denn ihr Ziel ist es, Prozesse zu vereinfachen und effizienter zu gestalten. Der mögliche Workflow sieht folgendermaßen aus:

  1. Sie erhalten eine Rechnung von Ihrem Geschäftspartner per Post oder E-Mail.
  2. Sie geben die Daten manuell oder per Texterkennung in Ihr ERP ein.
  3. Die Software informiert die zuständige Stelle. Der Vorgesetzte genehmigt die Zahlung oder lehnt sie ab.
  4. Das System informiert den Sachbearbeiter über den Status.
  5. Die Daten rund um die Bezahlung gelangen über eine Schnittstelle zurück ins ERP.
  6. Da die Software jeden Zahlungsvorgang archiviert, garantiert sie eine lückenlose Nachverfolgung.

Digitales Rechnungsmanagement: Das sind die Vorteile der Automatisierung

Im Rahmen der digitalen Transformation müssen Unternehmen zahlreiche Prozesse und Workflows digitalisieren und automatisieren. Obwohl Sie anfangs mit einem gewissen Zeitaufwand rechnen müssen, bietet Ihnen der optimale Rechnungsworkflow attraktive Vorteile:

  • Softwarelösungen erleichtern das Tagesgeschäft im Rechnungsmanagement. Dadurch entlasten sie die Buchhaltung und ermöglichen es, die Zeit anderweitig zu nutzen.
  • Digitale Lösungen sparen nicht nur Zeit ein, sondern sind weniger fehlerbehaftet. Das bedeutet beispielsweise, dass Mahngebühren gar nicht erst aufkommen.
  • Der digitale und automatisierte Ablauf bringt ebenfalls eine Kostenersparnis mit sich. Der Grund dafür ist, dass weder Drucker noch Papier oder Porto notwendig sind.
  • Doppelte Zahlungen verweigert das System.
  • Das digitale Rechnungsmanagement erfordert lediglich ein geringes Maß an Überwachung.
  • Ausnahmen werden trotzt der Automatisierung weiterhin separat gehandhabt. Das bedeutet, Sie müssen sie beispielsweise zunächst genehmigen.
  • Die Automatisierung des digitalen Prozesses sorgt für eine lückenlose Dokumentation der Rechnungshistorie.
  • Sie profitieren von effizienten und genauen Berichten, Budgets und Rechnungen.

Trotz dieser Vorteile ist es nicht immer einfach für die Mitarbeiter, wenn sich interne Prozesse verändern. Das gilt auch für Prozesse, die umständlich, zeitraubend oder unzeitgemäß sind. Es lohnt sich deshalb, Ihre Mitarbeiter von Anfang an über die Vorzüge zu informieren. Zusätzlich helfen Schulungen dabei, die Akzeptanz zu stärken und die Zufriedenheit zu erhöhen. Gleichzeitig ist digitales und automatisiertes Rechnungsmanagement ein Schritt in Richtung Zukunft.