Digitales Onboarding für eine erfolgreiche Einarbeitung

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Mitarbeiter im Büro
Björn 1. November 2022 0 Kommentare

Digitales Onboarding steht im Zeichen der Zeitenwende. Die Unternehmen verändern sich. Die Digitalisierung schreitet rasant voran. Sie macht vor der notwendigen flexiblen Einarbeitung keinen Halt. Digitales Onboarding setzt sich erfolgreich durch. Der Wechsel zu einem hybriden Arbeitsmodell erfordert einen Wandel der Einarbeitung von neuen Mitarbeitern. So kann digitales Onboarding im Home-Office statt im Büro stattfinden.

Frau sitzt vor Laptop

Die Einarbeitung auf neuen Wegen

Jedes Unternehmen profitiert von einer zielgerichteten und effektiven Einarbeitung seiner neuen Mitarbeiter. Es wird viel Zeit und gleichzeitig Geld gespart. Das “An-Bord-Nehmen” fängt mit einer adäquaten Vorbereitungsphase, dem sogenannten Preboarding statt. Das Preboarding fängt mit der Vertragsunterzeichnung an und endet mit dem ersten Arbeitstag. Diese neue Vorbereitungsphase soll die Mitarbeiter im Vorfeld begeistern.

Der Arbeitgeber zeigt sein Interesse daran, dass sich schon frühzeitig um den Mitarbeiter gekümmert wird. Eine Studie von Haufe besagt, dass 30 Prozent der neuen Mitarbeiter zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag kündigen. Die Gründe hierfür sind vielfältig und reichen von einem besseren Angebot, über einen Umzug bis zu einem Verbleiben im bereits gekündigten Unternehmen. Wird der neue Mitarbeiter nicht in der Preboarding Phase betreut, besteht immer die Gefahr, dass ein vorzeitiger Abbruch erfolgen kann. Professionelles Preboarding nimmt die Unsicherheit beim neuen Mitarbeiter.

Mit einem Begrüßungsschreiben, der Vorstellung des zukünftigen Teams sowie mit einer offenen Begleitung bis zum ersten Arbeitstag fühlt sich ein der neue Mitarbeiter nicht im luftleeren Raum. Das Gefühl soll gegeben werden, jederzeit mit seinen Fragen oder Unsicherheiten willkommen zu sein. Vorab sollten die ersten Informationen zum Ablauf des ersten Arbeitstages mitgeteilt werden.

Mitarbeiter im Büro

Der Beginn einer spannenden Reise

Ein digitales Onboarding beginnt von der ersten Minute an mit der Bewerbung. In der digitalen Welt ist Genauigkeit gefragt. Die gesamte Organisation bedarf einem genauen zeitlichen Plan und einer präzisen Vorgehensweise. Die Einarbeitungsphase findet somit schon statt, bevor der Mitarbeiter seinen ersten Arbeitstag begonnen hat. Der neue Mitarbeiter kann somit jederzeit auf die Onboarding-Software zugreifen. Jederzeit sind die Informationen wieder abrufbar. So kann nichts vergessen werden. Die Bedenken sind erst einmal selbstverständlich, dass das Onboarding als unpersönlich empfunden werden könnte.

Es liegt somit am Unternehmer selbst, das Onboarding zu einem virtuellen Erlebnis zu gestalten. Dabei sollte auf eine individuelle Gestaltung Wert gelegt werden. Das Erlebnis soll als einzigartig empfunden werden. Die Kommunikation darf dabei nicht zu kurz kommen. Videokonferenzen spielen dabei mit dem gesamten neuen Team eine elementar wichtige Rolle. Dazu gehören genauso virtuelle Kaffeepausen in einer entspannten Atmosphäre. Gerade Mitarbeiter im Home-Office können sich sonst schnell zum Außenseiter fühlen.

Ein wichtiges Tool stellt ein digitales Mitarbeiterhandbuch dar. Hierin kann bspw. das Team vorgestellt werden, laufende Projekte platziert werden und Punkte der Unternehmenskultur. So bekommt ein neuer Mitarbeiter einen schnelleren Einblick in die Unternehmenskultur. Damit der Mitarbeiter technisch gut ausgestattet ist, wenn er im Home-Office tätig ist, gehört es selbstverständlich dazu, dass vor dem ersten Arbeitstag der digitale Arbeitsplatz eingerichtet ist.

Arbeitet der neue Mitarbeiter im Büro vor Ort mit, ist es wichtig, dass der Arbeitsplatz entsprechend vorbereitet wird. Nicht selten reisen Mitarbeiter am ersten Arbeitstag wieder ab. Die Integration ist von der ersten Minute an wichtig. Ob im Home-Office oder im Büro vor Ort. Digitales Onboarding unterstützt kontinuierlich den gesamten Prozess und gibt das Gefühl des Willkommenseins unmittelbar nach der Vertragsunterzeichnung.