Akten zu digitalisieren ist in aller Munde und bringt viele Vorteile mit sich – vor allem für Unternehmen. Ein digitales Archiv ist effektiver, sicherer und einfacher zu nutzen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Vorteile ein digitales Archiv mit sich bringt und welche Akten Sie digitalisieren sollten, um sie effektiv zu nutzen. Der Scanservice unterstützt Sie, wichtige Dokumente zu digitalisieren.
Die Vorteile eines digitalen Archivs
Ein digitales Archiv hat viele Vorteile. Zum einen sind die Kosten für die Erstellung und Pflege eines digitalen Archivs deutlich geringer als für ein analoges Archiv. Auch die Suche nach bestimmten Dokumenten ist in einem digitalen Archiv wesentlich einfacher und schneller.
Außerdem bietet ein digitales Archiv eine hohe Sicherheit vor menschlichen Fehlern und Vorfällen natürlicher Gewalt, da die Dokumente dauerhaft gespeichert werden und so vor Verlust oder Beschädigung geschützt sind. Ein weiterer Vorteil ist, dass Dokumente in einem digitalen Archiv jederzeit und von überall aus abgerufen werden können.
Welche Akten sollten Sie in Ihrem Unternehmen digitalisieren und archivieren?
In einem Unternehmen fallen tagtäglich viele Papiere an – Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, Kontoauszüge und vieles mehr. Diese müssen irgendwo abgelegt und archiviert werden. Doch das kostet nicht nur Platz, sondern auch Zeit und Geld. Eine gute Lösung ist es daher, wichtige Akten zu digitalisieren und zu archivieren.
Aber welche Akten sollten Sie in Ihrem Unternehmen digitalisieren und archivieren?
Wir haben eine Liste der wichtigsten Akten zusammengestellt, die Sie digitalisieren und archivieren sollten:
1. Rechnungen
Alle Rechnungen sollten digitalisiert und archiviert werden. Denn Rechnungen sind wichtige Dokumente, die im Falle einer steuerlichen Prüfung vorgelegt werden müssen.
2. Angebote
Auch Angebote sollten digitalisiert und archiviert werden. Denn sie geben wichtige Informationen über Preise und Leistungen von Lieferanten oder Dienstleistern.
3. Lieferscheine
Lieferscheine sind ebenfalls wichtige Dokumente, die im Falle einer steuerlichen Prüfung vorgelegt werden müssen. Daher sollten auch sie digitalisiert und archiviert werden.
4. Kontoauszüge
Kontoauszüge gehören ebenfalls zu den wichtigen Unterlagen, die im Falle einer steuerlichen Prüfung vorgelegt werden müssen. Daher ist es ratsam, sie ebenfalls zu digitalisieren und zu archivieren.
5. Verträge
Verträge sind sehr wichtige Dokumente, die bei Streitigkeiten herangezogen werden können. Daher sollten sie unbedingt digitalisiert und archiviert werden.
Digitalisierung und Archivierung von Akten spart Zeit und Geld.
Wie Sie das digitale Archiv schützen und sichern können
Die erste und wahrscheinlich einfachste Methode ist die Verwendung eines Passworts. Passwörter sind eine gute Methode, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf Ihre Daten zugreifen können. Allerdings sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Passwort stark genug ist, um es Hackern schwer zu machen, es zu knacken. Ein starkes Passwort sollte mindestens 8 Zeichen lang sein und sowohl Groß- als auch Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen enthalten.
Eine weitere Möglichkeit, Ihr digitales Archiv zu schützen, ist die Verschlüsselung. Durch die Verschlüsselung Ihrer Daten können Sie sicherstellen, dass nur Personen mit dem richtigen Schlüssel darauf Zugriff haben. Es gibt viele verschiedene Arten von Verschlüsselung, aber eine der beliebtesten ist die AES-Verschlüsselung. AES ist eine kryptographische Hash-Funktion, die 128-Bit-, 192-Bit- und 256-Bit-Schlüssel unterstützt. AES ist eine sehr sichere Methode der Verschlüsselung und wird häufig von Regierungsbehörden und Unternehmen verwendet.
Die letzte Methode, die wir besprechen werden, ist die Verwendung eines VPN (Virtual Private Network). Ein VPN ermöglicht es Ihnen, Ihre Daten über ein privates Netzwerk zu senden, was bedeutet, dass nur autorisierte Personen auf diese zugreifen können. VPNs sind sehr nützlich für Unternehmen, da sie es ihnen ermöglichen, ihre Netzwerke vor Hackern zu schützen. Es gibt jedoch auch einige Nachteile bei der Verwendung eines VPN. Zum Beispiel kann es teuer sein, ein VPN einzurichten und zu unterhalten. Darüber hinaus kann es manchmal etwas langsamer sein als andere Methoden der Datensicherheit.
Digitale Archivierung: Worauf Sie unbedingt achten müssen
Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre Dokumente digital zu archivieren, gibt es einige Punkte, auf die Sie unbedingt achten müssen. Zunächst einmal ist es wichtig, dass Sie ein geeignetes Format für Ihre Dokumente wählen. Viele Menschen entscheiden sich für PDF, da dieses Format sehr vielseitig ist und es einfach ist, Dokumente in diesem Format zu erstellen und zu bearbeiten.
Allerdings gibt es auch einige Nachteile bei der Verwendung von PDF. Zum einen können PDF-Dokumente sehr groß werden, wenn sie viele Bilder oder Grafiken enthalten. Zum anderen kann es schwierig sein, bestimmte Informationen in einem PDF-Dokument wiederzufinden.
Deswegen sollten Sie sich gut überlegen, welches Format für Ihre Zwecke am besten geeignet ist. Wenn Sie viele Bilder oder Grafiken in Ihren Dokumenten haben, könnte ein anderes Format wie JPEG oder TIFF besser geeignet sein. Wenn Sie hingegen vor allem Textdokumente archivieren möchten, ist PDF vermutlich die beste Wahl.
Egal welches Format Sie wählen: Achten Sie darauf, dass alle Ihre Dokumente regelmäßig gesichert werden. So stellen Sie sicher, dass Ihre Daten auch dann noch verfügbar sind, wenn Ihr Computer einmal abstürzt oder verloren geht. Eine gute Methode ist es zum Beispiel, Ihre Dokumente regelmäßig auf einem USB-Stick oder einer externen Festplatte zu speichern. So haben Sie immer eine Sicherheitskopie und müssen sich keine Sorgen machen, dass Ihre Daten verloren gehen.
Zum Autor
Hallo, mein Name ist Björn Rolletter. Hier finden Sie Erläuterungen unserer Leistungen und Tipps & Tricks, die den Workflow in Ihrem unternehmen erleichtern. Viel Spaß beim Stöbern!
Akten zu digitalisieren ist in aller Munde und bringt viele Vorteile mit sich – vor allem für Unternehmen. Ein digitales Archiv ist effektiver, sicherer und einfacher zu nutzen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Vorteile ein digitales Archiv mit sich bringt und welche Akten Sie digitalisieren sollten, um sie effektiv zu nutzen. Der Scanservice unterstützt Sie, wichtige Dokumente zu digitalisieren.
Die Vorteile eines digitalen Archivs
Ein digitales Archiv hat viele Vorteile. Zum einen sind die Kosten für die Erstellung und Pflege eines digitalen Archivs deutlich geringer als für ein analoges Archiv. Auch die Suche nach bestimmten Dokumenten ist in einem digitalen Archiv wesentlich einfacher und schneller.
Außerdem bietet ein digitales Archiv eine hohe Sicherheit vor menschlichen Fehlern und Vorfällen natürlicher Gewalt, da die Dokumente dauerhaft gespeichert werden und so vor Verlust oder Beschädigung geschützt sind. Ein weiterer Vorteil ist, dass Dokumente in einem digitalen Archiv jederzeit und von überall aus abgerufen werden können.
Welche Akten sollten Sie in Ihrem Unternehmen digitalisieren und archivieren?
In einem Unternehmen fallen tagtäglich viele Papiere an – Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, Kontoauszüge und vieles mehr. Diese müssen irgendwo abgelegt und archiviert werden. Doch das kostet nicht nur Platz, sondern auch Zeit und Geld. Eine gute Lösung ist es daher, wichtige Akten zu digitalisieren und zu archivieren.
Aber welche Akten sollten Sie in Ihrem Unternehmen digitalisieren und archivieren?
Wir haben eine Liste der wichtigsten Akten zusammengestellt, die Sie digitalisieren und archivieren sollten:
1. Rechnungen
Alle Rechnungen sollten digitalisiert und archiviert werden. Denn Rechnungen sind wichtige Dokumente, die im Falle einer steuerlichen Prüfung vorgelegt werden müssen.
2. Angebote
Auch Angebote sollten digitalisiert und archiviert werden. Denn sie geben wichtige Informationen über Preise und Leistungen von Lieferanten oder Dienstleistern.
3. Lieferscheine
Lieferscheine sind ebenfalls wichtige Dokumente, die im Falle einer steuerlichen Prüfung vorgelegt werden müssen. Daher sollten auch sie digitalisiert und archiviert werden.
4. Kontoauszüge
Kontoauszüge gehören ebenfalls zu den wichtigen Unterlagen, die im Falle einer steuerlichen Prüfung vorgelegt werden müssen. Daher ist es ratsam, sie ebenfalls zu digitalisieren und zu archivieren.
5. Verträge
Verträge sind sehr wichtige Dokumente, die bei Streitigkeiten herangezogen werden können. Daher sollten sie unbedingt digitalisiert und archiviert werden.
Digitalisierung und Archivierung von Akten spart Zeit und Geld.
Wie Sie das digitale Archiv schützen und sichern können
Die erste und wahrscheinlich einfachste Methode ist die Verwendung eines Passworts. Passwörter sind eine gute Methode, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf Ihre Daten zugreifen können. Allerdings sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Passwort stark genug ist, um es Hackern schwer zu machen, es zu knacken. Ein starkes Passwort sollte mindestens 8 Zeichen lang sein und sowohl Groß- als auch Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen enthalten.
Eine weitere Möglichkeit, Ihr digitales Archiv zu schützen, ist die Verschlüsselung. Durch die Verschlüsselung Ihrer Daten können Sie sicherstellen, dass nur Personen mit dem richtigen Schlüssel darauf Zugriff haben. Es gibt viele verschiedene Arten von Verschlüsselung, aber eine der beliebtesten ist die AES-Verschlüsselung. AES ist eine kryptographische Hash-Funktion, die 128-Bit-, 192-Bit- und 256-Bit-Schlüssel unterstützt. AES ist eine sehr sichere Methode der Verschlüsselung und wird häufig von Regierungsbehörden und Unternehmen verwendet.
Die letzte Methode, die wir besprechen werden, ist die Verwendung eines VPN (Virtual Private Network). Ein VPN ermöglicht es Ihnen, Ihre Daten über ein privates Netzwerk zu senden, was bedeutet, dass nur autorisierte Personen auf diese zugreifen können. VPNs sind sehr nützlich für Unternehmen, da sie es ihnen ermöglichen, ihre Netzwerke vor Hackern zu schützen. Es gibt jedoch auch einige Nachteile bei der Verwendung eines VPN. Zum Beispiel kann es teuer sein, ein VPN einzurichten und zu unterhalten. Darüber hinaus kann es manchmal etwas langsamer sein als andere Methoden der Datensicherheit.
Digitale Archivierung: Worauf Sie unbedingt achten müssen
Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre Dokumente digital zu archivieren, gibt es einige Punkte, auf die Sie unbedingt achten müssen. Zunächst einmal ist es wichtig, dass Sie ein geeignetes Format für Ihre Dokumente wählen. Viele Menschen entscheiden sich für PDF, da dieses Format sehr vielseitig ist und es einfach ist, Dokumente in diesem Format zu erstellen und zu bearbeiten.Allerdings gibt es auch einige Nachteile bei der Verwendung von PDF. Zum einen können PDF-Dokumente sehr groß werden, wenn sie viele Bilder oder Grafiken enthalten. Zum anderen kann es schwierig sein, bestimmte Informationen in einem PDF-Dokument wiederzufinden.
Deswegen sollten Sie sich gut überlegen, welches Format für Ihre Zwecke am besten geeignet ist. Wenn Sie viele Bilder oder Grafiken in Ihren Dokumenten haben, könnte ein anderes Format wie JPEG oder TIFF besser geeignet sein. Wenn Sie hingegen vor allem Textdokumente archivieren möchten, ist PDF vermutlich die beste Wahl.
Egal welches Format Sie wählen: Achten Sie darauf, dass alle Ihre Dokumente regelmäßig gesichert werden. So stellen Sie sicher, dass Ihre Daten auch dann noch verfügbar sind, wenn Ihr Computer einmal abstürzt oder verloren geht. Eine gute Methode ist es zum Beispiel, Ihre Dokumente regelmäßig auf einem USB-Stick oder einer externen Festplatte zu speichern. So haben Sie immer eine Sicherheitskopie und müssen sich keine Sorgen machen, dass Ihre Daten verloren gehen.
Zum Autor
Hallo, mein Name ist Björn Rolletter. Hier finden Sie Erläuterungen unserer Leistungen und Tipps & Tricks, die den Workflow in Ihrem unternehmen erleichtern. Viel Spaß beim Stöbern!