Bei den Aufbewahrungspflichten für die Personalakte gibt es verschiedene Regelungen. Manche Dokumente müssen in Papierform bestehen, vieles kann aber auch in gescannterForm aufbewahrt werden. In einer Personalakte sind alle Dokumente enthalten, die das Arbeitsverhältnis zwischen einem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber betreffen. Hierzu gehören sowohl die Kopien aller amtlichen Urkunden sowie personalbezogene Unterlagen, zu denen Steuer- und Sozialversicherungsunterlagen und Verträge gehören. Nicht alles muss über Jahre hinweg aufbewahrt werden. Im folgenden Artikel wird genauer erklärt, welche Dokumente und Unterlagen in einer Personalakte wie lange aufbewahrt werden müssen.
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Mitarbeiter ausgeschieden oder nicht?
Die Personalakte eines ausgeschiedenen Mitarbeiters muss so lange aufbewahrt werden, wie dieser noch rechtliche Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis geltend machten kann. In §195 BGB gilt hier eine Verjährungsfrist für diese Geltendmachung von 3 Jahren. Bei diesen Fristen müssen Sie beachten, dass diese immer am 31.12 des Jahres zu laufen beginnen, in dem der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat. Heißt daher, auch wenn der Mitarbeiter bereits am 31.01 Ihre Firma verlassen hat, beginnt die Frist erst am 31.12 zu laufen. In diesen gesetzlich geregelten 3 Jahren kann der Mitarbeiter noch Schadenersatzansprüche stellen oder ein Arbeitszeugnis verlangen. Daher sollten Sie die Personalakte und die entsprechenden Dokumente länger aufbewahren.
Es gibt keine einheitlichen Aufbewahrungsfristen für die verschiedenen Dokumente und Unterlagen in einer Personalakte. Daher gilt es verschiedene Fristen zu beachten. Dokumente die relevant für die sozialversicherungsrechtlichen Angelegenheiten sind, müssen nach dem Ausscheiden noch deutlich länger als 3 Jahre aufbewahrt werden.
Aufbewahrungsfrist Personalakte DSGVO
Eine Aufbewahrungsfrist wird von der DSGVO nicht vorgeschrieben. Dafür ist diese nicht zuständig. Allerdings gibt es Aufbewahrungspflichten für die Personalakte, die in der Datenschutz-Grundverordnung festgelegt sind. Denn sowohl während der Aufbewahrungszeit als auch bei der Entsorgung der Personalakten ist der Datenschutz grundlegend zu beachten. Es muss sichergestellt sein, dass kein Außenstehender Einblick haben kann. Sowohl in die noch bestehende Personalakte als auch in die Unterlagen, die vernichtet werden soll.
Allerdings gibt es in der DSGVO den Grundsatz der Datenvermeidung- und sparsamkeit. Das heißt, wenn die Aufbewahrungsfristen verschiedener Dokumente in der Personalakte abgelaufen sind, sollten Sie diese auch umgehend vernichten. Dies ist gerade dann auch wichtig, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet. In dem Fall müssen zwingend alle Personaldaten und personenbezogene Daten gelöscht und vernichtet werden.
Werden Personaldaten vernichtet, haben Sie hierbei nach der DIN66399 vorzugehen. Hierbei handelt es sich um die Richtlinien, die die zuverlässige Vernichtung vorgeben. Hierzu gehören die vertraulichen Daten des Arbeitnehmers sowohl auf digitalen Speichermedien als auch in Papierform aufbewahrten Unterlagen.
Aufbewahrungspflichten Personalakte DSGVO
Was müssen Sie 10 Jahre aufbewahren?
Es gibt steuerrechtliche Gesetze (EStG), nach dem Sie als Arbeitgeber bei Lohnsteuer-Außenprüfungen dem Finanzamt Einsicht in die Personalakte gewährleisten müssen. Hierbei handelt es sich aber nur um die für das Steuerrecht relevanten Teile. Im Steuerrecht sind hierzu verschiedene Aufbewahrungspflichten für die Personalakte gemäß §41 EStG zu beachten.
Zu einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht gehören die Lohnunterlagen, die für die Ermittlung der betrieblichen Gewinne maßgeblich sind. Hierzu gehören neben den Jahresabschlüssen auch Lohnsteuerdokumente und Lohnlisten aus den Personalakten.
Verdienstabrechnungen sowie die abgerufenen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) und alle anderen Belege für den Lohnsteuerabzug müssen Sie 6 Jahre lang aufbewahren.
Die Aufbewahrungspflichten für die Personalakte im öffentlichen Dienst unterliegt dem §113 Bundesbeamtengesetz (BBG). Hierbei gilt eine Aufbewahrungspflicht nach Ausscheiden des Beamten aus dem öffentlichen Dienst von 5 Jahren, wenn die Personalakte abgeschlossen wurde. Zu den abgeschlossenen Personalakten gehören hier:
Beamter oder Beamtin ist aus dem öffentlichen Dienst ohne Versorgungsansprüche ausgeschieden
Erreichen der Regelaltersgrenze
Tod von Beamten oder Beamtin ohne altersgeld- oder versorgungsberechtigte Angehörige
Tod von Beamten oder Beamtin mit altersgeld- oder versorgungsberechtigten Angehörigen
5 Jahre nach Abschluss der Bearbeitung müssen Unterlagen vernichtet werden, bei denen es um Reise- oder Umzugskosten, Erkrankungen, Unterstützungen, Heilverfahren, Heilfürsorge und Beihilfen geht. Lediglich 3 Jahre werden Unterlagen für einen Erholungsurlaub aufbewahrt.
Sofort zurückzugeben oder zu vernichten sind hingegen Unterlagen, die eingereicht wurden, um eine Erkrankung zu dokumentieren wenn diese nicht mehr benötigt werden.
Einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht unterliegen im öffentlichen Dienst Altersgeld- und Versorgungsakten nachdem die letzte Zahlung hier geleistet wurde. Kann es zu einem erneuten Anspruch dieser Leistungen kommen, müssen die Akten 30 Jahre aufbewahrt werden.
Werden die Personalakten im öffentlichen Dienst nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen nicht vom Landes- oder Bundesarchiv übernommen, sind sie gemäß §§ 5 bis 7 BAV (Bundesarchivgesetz) zu vernichten.
betrieblichen Altersvorsorge müssen in einer Personalakte 30 Jahre aufbewahrt werden. Je nachdem, wann dieser Anspruch für den Arbeitnehmer gültig wird, müssen diese Dokumente so lange aufbewahrt werden, was zu einer Frist von bis zu 30 Jahren führen kann.
Weitere Aufbewahrungsfristen
Es gibt aber durchaus auch Unterlagen, die nicht ganz so lang aufbewahrt werden müssen. So sieht das Steuergesetz vor, dass elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) erst nach 6 Jahren aus der Personalakte entfernt werden dürfen. Dazu zählen auch Verdienstabrechnungen.
Auch das Sozialgesetzbuch (SGB) schreibt verschiedene Aufbewahrungspflichten für die Personalakte vor. So besteht eine Aufbewahrungsfrist für die geleisteten Arbeitsstunden, die Lohnnachweise hierüber sowie die Unterlagen für das geleistete Entgelt an den Arbeitnehmer nach §165 SGB VII über 5 Jahre.
Die Unterlagen für die betriebliche Altersvorsorge unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. Diese Frist gilt sowohl für noch angestellte Arbeitnehmer als auch bereits ausgeschiedene. Hierbei sind 6 Jahre nach der letzten Lohnzahlung oder 6 Jahre nach dem Eintritt des Versorgungsfalls für einen Arbeitnehmer in einem aktiven Arbeitsverhältnis als Frist zu beachten.
Aufbewahrung von Akten im Original
Aufbewahrungspflichten der Personalakte im Blick halten
Wenn in Ihrem Unternehmen die Personalakten noch aus Papierform bestehen, müssen Sie die Aufbewahrungsfristen prüfen. Sonsten werden die Akten zu dick. Allerdings handelt es sich hierbei um einen großen Aufwand. Die Papierdokumente der einzelnen Personalakten müssen hierbei einzeln auf die verschiedenen Aufbewahrungsfristen kontrolliert werden. Da die Dokumente jedoch gemäß der Datenschutzverordnung auch nicht deutlich länger nach Fristablauf aufbewahrt werden sollen, stehen Sie als Arbeitgeber in der Pflicht.
Digitale Personalakte
Unternehmen, die bereits eine digitale Personalakte nutzen, können die Unterlagen übersichtlich angezeigt werden. Der Arbeitsaufwand nach der Suche von abgelaufenen Fristen für Dokumente und andere Daten wird hier deutlichvereinfacht.
Zum Autor
Hallo, mein Name ist Björn Rolletter. Hier finden Sie Erläuterungen unserer Leistungen und Tipps & Tricks, die den Workflow in Ihrem unternehmen erleichtern. Viel Spaß beim Stöbern!
Blogbeitrag auch als Audio verfügbar
Bei den Aufbewahrungspflichten für die Personalakte gibt es verschiedene Regelungen. Manche Dokumente müssen in Papierform bestehen, vieles kann aber auch in gescannter Form aufbewahrt werden. In einer Personalakte sind alle Dokumente enthalten, die das Arbeitsverhältnis zwischen einem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber betreffen. Hierzu gehören sowohl die Kopien aller amtlichen Urkunden sowie personalbezogene Unterlagen, zu denen Steuer- und Sozialversicherungsunterlagen und Verträge gehören. Nicht alles muss über Jahre hinweg aufbewahrt werden. Im folgenden Artikel wird genauer erklärt, welche Dokumente und Unterlagen in einer Personalakte wie lange aufbewahrt werden müssen.
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Mitarbeiter ausgeschieden oder nicht?
Die Personalakte eines ausgeschiedenen Mitarbeiters muss so lange aufbewahrt werden, wie dieser noch rechtliche Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis geltend machten kann. In §195 BGB gilt hier eine Verjährungsfrist für diese Geltendmachung von 3 Jahren. Bei diesen Fristen müssen Sie beachten, dass diese immer am 31.12 des Jahres zu laufen beginnen, in dem der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat. Heißt daher, auch wenn der Mitarbeiter bereits am 31.01 Ihre Firma verlassen hat, beginnt die Frist erst am 31.12 zu laufen. In diesen gesetzlich geregelten 3 Jahren kann der Mitarbeiter noch Schadenersatzansprüche stellen oder ein Arbeitszeugnis verlangen. Daher sollten Sie die Personalakte und die entsprechenden Dokumente länger aufbewahren.
Es gibt keine einheitlichen Aufbewahrungsfristen für die verschiedenen Dokumente und Unterlagen in einer Personalakte. Daher gilt es verschiedene Fristen zu beachten. Dokumente die relevant für die sozialversicherungsrechtlichen Angelegenheiten sind, müssen nach dem Ausscheiden noch deutlich länger als 3 Jahre aufbewahrt werden.
Aufbewahrungsfrist Personalakte DSGVO
Eine Aufbewahrungsfrist wird von der DSGVO nicht vorgeschrieben. Dafür ist diese nicht zuständig. Allerdings gibt es Aufbewahrungspflichten für die Personalakte, die in der Datenschutz-Grundverordnung festgelegt sind. Denn sowohl während der Aufbewahrungszeit als auch bei der Entsorgung der Personalakten ist der Datenschutz grundlegend zu beachten. Es muss sichergestellt sein, dass kein Außenstehender Einblick haben kann. Sowohl in die noch bestehende Personalakte als auch in die Unterlagen, die vernichtet werden soll.
Allerdings gibt es in der DSGVO den Grundsatz der Datenvermeidung- und sparsamkeit. Das heißt, wenn die Aufbewahrungsfristen verschiedener Dokumente in der Personalakte abgelaufen sind, sollten Sie diese auch umgehend vernichten. Dies ist gerade dann auch wichtig, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet. In dem Fall müssen zwingend alle Personaldaten und personenbezogene Daten gelöscht und vernichtet werden.
Werden Personaldaten vernichtet, haben Sie hierbei nach der DIN66399 vorzugehen. Hierbei handelt es sich um die Richtlinien, die die zuverlässige Vernichtung vorgeben. Hierzu gehören die vertraulichen Daten des Arbeitnehmers sowohl auf digitalen Speichermedien als auch in Papierform aufbewahrten Unterlagen.
Was müssen Sie 10 Jahre aufbewahren?
Es gibt steuerrechtliche Gesetze (EStG), nach dem Sie als Arbeitgeber bei Lohnsteuer-Außenprüfungen dem Finanzamt Einsicht in die Personalakte gewährleisten müssen. Hierbei handelt es sich aber nur um die für das Steuerrecht relevanten Teile. Im Steuerrecht sind hierzu verschiedene Aufbewahrungspflichten für die Personalakte gemäß §41 EStG zu beachten.
Zu einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht gehören die Lohnunterlagen, die für die Ermittlung der betrieblichen Gewinne maßgeblich sind. Hierzu gehören neben den Jahresabschlüssen auch Lohnsteuerdokumente und Lohnlisten aus den Personalakten.
Verdienstabrechnungen sowie die abgerufenen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) und alle anderen Belege für den Lohnsteuerabzug müssen Sie 6 Jahre lang aufbewahren.
Aufbewahrungsfrist Personalakte öffentlicher Dienst
Die Aufbewahrungspflichten für die Personalakte im öffentlichen Dienst unterliegt dem §113 Bundesbeamtengesetz (BBG). Hierbei gilt eine Aufbewahrungspflicht nach Ausscheiden des Beamten aus dem öffentlichen Dienst von 5 Jahren, wenn die Personalakte abgeschlossen wurde. Zu den abgeschlossenen Personalakten gehören hier:
5 Jahre nach Abschluss der Bearbeitung müssen Unterlagen vernichtet werden, bei denen es um Reise- oder Umzugskosten, Erkrankungen, Unterstützungen, Heilverfahren, Heilfürsorge und Beihilfen geht. Lediglich 3 Jahre werden Unterlagen für einen Erholungsurlaub aufbewahrt.
Sofort zurückzugeben oder zu vernichten sind hingegen Unterlagen, die eingereicht wurden, um eine Erkrankung zu dokumentieren wenn diese nicht mehr benötigt werden.
Einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht unterliegen im öffentlichen Dienst Altersgeld- und Versorgungsakten nachdem die letzte Zahlung hier geleistet wurde. Kann es zu einem erneuten Anspruch dieser Leistungen kommen, müssen die Akten 30 Jahre aufbewahrt werden.
Werden die Personalakten im öffentlichen Dienst nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen nicht vom Landes- oder Bundesarchiv übernommen, sind sie gemäß §§ 5 bis 7 BAV (Bundesarchivgesetz) zu vernichten.
Was müssen Sie 30 Jahre aufbewahre?
Alle Dokumente der
betrieblichen Altersvorsorge müssen in einer Personalakte 30 Jahre aufbewahrt werden. Je nachdem, wann dieser Anspruch für den Arbeitnehmer gültig wird, müssen diese Dokumente so lange aufbewahrt werden, was zu einer Frist von bis zu 30 Jahren führen kann.
Weitere Aufbewahrungsfristen
Es gibt aber durchaus auch Unterlagen, die nicht ganz so lang aufbewahrt werden müssen. So sieht das Steuergesetz vor, dass elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) erst nach 6 Jahren aus der Personalakte entfernt werden dürfen. Dazu zählen auch Verdienstabrechnungen.
Auch das Sozialgesetzbuch (SGB) schreibt verschiedene Aufbewahrungspflichten für die Personalakte vor. So besteht eine Aufbewahrungsfrist für die geleisteten Arbeitsstunden, die Lohnnachweise hierüber sowie die Unterlagen für das geleistete Entgelt an den Arbeitnehmer nach §165 SGB VII über 5 Jahre.
Die Unterlagen für die betriebliche Altersvorsorge unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. Diese Frist gilt sowohl für noch angestellte Arbeitnehmer als auch bereits ausgeschiedene. Hierbei sind 6 Jahre nach der letzten Lohnzahlung oder 6 Jahre nach dem Eintritt des Versorgungsfalls für einen Arbeitnehmer in einem aktiven Arbeitsverhältnis als Frist zu beachten.
Aufbewahrungspflichten der Personalakte im Blick halten
Wenn in Ihrem Unternehmen die Personalakten noch aus Papierform bestehen, müssen Sie die Aufbewahrungsfristen prüfen. Sonsten werden die Akten zu dick. Allerdings handelt es sich hierbei um einen großen Aufwand. Die Papierdokumente der einzelnen Personalakten müssen hierbei einzeln auf die verschiedenen Aufbewahrungsfristen kontrolliert werden. Da die Dokumente jedoch gemäß der Datenschutzverordnung auch nicht deutlich länger nach Fristablauf aufbewahrt werden sollen, stehen Sie als Arbeitgeber in der Pflicht.
Unternehmen, die bereits eine digitale Personalakte nutzen, können die Unterlagen übersichtlich angezeigt werden. Der Arbeitsaufwand nach der Suche von abgelaufenen Fristen für Dokumente und andere Daten wird hier deutlich vereinfacht.
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Hallo, mein Name ist Björn Rolletter. Hier finden Sie Erläuterungen unserer Leistungen und Tipps & Tricks, die den Workflow in Ihrem unternehmen erleichtern. Viel Spaß beim Stöbern!