Viele unseren Kunden nutzen die Dienste der Datenerfasser im Bereich der Logistik und des Handels. Dort handelt es sich bei der Datenerfassung darum, dass die Transponder bzw. Barcodes ausgelesen werden. Für ein CRM System stellt eine gute Adresserfassung und Verwaltung die Basis dar. Unter CRM versteht man einen strategischen Ansatz. Mit ihm wird mit den Kunden die komplette Planung, vollständige Steuerung und effiziente Durchführung der firmenabhängigen Prozesse, realisiert.
Datenerfasser
Viele neue Berufe haben sich in den letzten Jahren, durch den verstärkten Einsatz von neuen Technologien ergeben. Unter anderem sind es die Datenerfasser. Es handelt sich hierbei um einen Beruf, welchem eine zweijährige Berufsausbildung zugrunde liegt. In Datensysteme geben sie nach Vorgabe die Informationen ein. Umfangreich sind ihre Betätigungsfelder. Es gehören die öffentliche Verwaltung, Unternehmen sämtlicher Wirtschaftsbereiche, Interessengemeinschaften und natürlich die Datenerfassungsdienste dazu. Die Datenerfassung ist längst ein viel genutztes Dienstleistungsunternehmen geworden, welches seine Aufträge von den unterschiedlichsten Firmen erhält. Die Tatsache, dass ausgebildete Datenerfasser beschäftigt sind, ermöglicht die schnelle, korrekte und kostengünstige Bearbeitung der Aufträge. Die Kunden sparen so wertvolle Arbeitszeit, welche die manuelle Datenerfassung in Anspruch nimmt. Datenverarbeiter erfassen nicht nur die Daten, sondern sind auch für deren Speicherung und Archivierung verantwortlich. Inzwischen sind die Dienste der Datenerfasser derartig gefragt, dass sich ihr Betätigungsfeld ständig erweitert. In der Regel bekommt ein Datenerfasser nur eine Anstellung, wenn er wenigstens neben Deutsch der englischen Sprache mächtig ist. Aufgrund der Qualifikation ist der Datenerfasser prädestiniert, allgemeine Büroarbeiten zu übernehmen. In Betracht kommen die Korrespondenz, weitere Schreibarbeiten und andere Tätigkeiten in diesem Bereich. Einen besonders hohen Stellenwert hat die Tätigkeit von einem Datenerfasser im Bereich der Marktforschung erlangt.
Manuelle Datenerfassung
Die manuelle Datenerfassung wird vor allem in kleinen Betrieben praktiziert. Zu Beginn ist diese Tätigkeit sehr zeitaufwendig. Die Adresserfassung, zu der die Anschrift, die Lieferadresse, die Rechnungsadresse und Weiteres mehr gehören, sind in den Computer einzugeben. Online gibt es für kleine und mittelständige Unternehmen, branchenspezifisch Softwareprogramme, sodass der Datenerfasser die Informationen nur noch in die bereits vorbereitete Maske eingeben muss. In den kleineren und mittelständigen Betrieben sind es meist sehr viele Kunden und Rechnungen, welche zu erfassen und zu speichern sind. Selbst wenn erst einmal im Grunde die Daten eingeben wurden, sind diese in der Regel nicht nur zu ergänzen und Änderungen, beispielsweise in den Basisdaten vorzunehmen. Es fällt in vielen Betrieben auch ein hoher Aufwand für den Formularservice an. Jeder Betrieb, welcher angemeldet wurde, ist verpflichtet, eine Buchführung beim Finanzamt vorzulegen. Dort müssen alle Belege lückenlos erfasst sein. Die Rechnungen, welche den Kunden ausgestellt werden, müssen den Anforderungen einer Betriebsprüfung bzw. denen des Finanzamtes gerecht werden. Doch zu der manuellen Datenerfassung gehört auch die Datensicherung. Die Rechner werden zwar immer sicherer, dennoch kann ein Systemversagen nicht ausgeschlossen werden. Daher ist eine turnusmäßige Datensicherung unumgänglich. Diese dient der eigenen Sicherheit, dem Schutz der sensiblen Kundendaten und ist wichtig zur Schadensregulierung bei Versicherungen. Es kann also zur manuellen Datensicherung im Hause nur festgestellt werden, dass sie einen umfangreichen Arbeitszweig darstellt. Neben dem Zeitaufwand ist das nötige Wissen und Können erforderlich. Viele Betriebe haben erkannt, dass dieser Stress leicht vermieden werden kann, indem die Datenerfassung professionell durch einen Datenerfasser extern erledigt werden kann. Im Laufe der Zeit relativieren sich auch die anfallenden Kosten.
Die manuelle Datenerfassung ist der automatisierten Datenerfassung vorzuziehen, wenn in der Firma vorwiegend papiergebundene Dokumente verarbeitet werden. Meist sind diese handschriftlich ausgefüllt und schwer lesbar, was für eine maschinelle Datenerfassung problematisch werden kann.
Automatisierte Datenerfassung
Die Vorgehensweise bei einer automatisierten Datenerfassung unterscheidet sich grundlegend von der manuellen Datenerfassung. Vom Datenerfasser werden die Belege eingescannt. Es bestehen die Option darin nicht nur schwarz-weiß Bilder zu erzeugen, sondern sicherheitshalber ein weiteres Farbbild. Die Bilder können digital weiterverarbeitet werden. Am häufigsten wird hierfür die Optical Character Recognition, kurz OCR-Erkennung, genutzt.
Durch diese Technologie erfolgt eine automatische Texterkennung. Alle Zeichen müssen validiert werden. Wie wichtig ein ausgebildeter Datenerfasser ist, wird an dieser Stelle sichtbar. Er übernimmt die Verantwortung, dass alle Belege ordnungsgemäß erfasst, eingegeben, verarbeitet und gespeichert werden. Ist es der Software nicht möglich ein Zeichen zuzuordnen, wird die Überprüfung visuell übernommen. Diese automatisierte Datenerfassung stellt einen hohen Stand der Automatisierung dar, was sich günstig auf das Erfassen von maschinell erstellten Belegen auswirkt. Zum Einsatz kommt die automatisierte Datenerfassung hauptsächlich bei,
Anträge
Formulare
Versicherungsanträge
Gewinnspielkarten
usw.
an.
Im Rahmen der Datenerfassung erfassen wir Ihre Daten. Egal welche Daten, in jedem Format. Ob Word, Excel, SAP oder eigene andere Anwendungen.
Im Moment noch nicht so häufig genutzt von den kleinen und mittelständigen Unternehmen ist die Alternative der online Datenerfassung. Doch sollte diese Option der Vollständigkeit halber erwähnt. Während der Zeit der Datenerfassung wird eine direkte Verbindung zwischen dem Kunden und dem Datenerfasser geschaltet. Ein abgesichertes Kundensystem und eine sichere Internetverbindung sind die Basis, welche den Kunden angeboten wird. Ein Vorteil dieser Methode ist darin zu sehen, dass die Datenerfassung in Echtzeit erfolgt. Eine online Datenerfassung bietet sich für,
Adressdaten
Kundendaten
Kundenkarten
Fragebögen
Formulare
uvm.
an.
Nutzer der Datenerfassung
Die Branchen und Märkte splitten sich in viele Bereiche auf. Am häufigsten werden diese Dienste genutzt von:
Versorgungsbereiche
Industrie und Handwerk
Verbrauch- und Konsumgüter
Handel
Verkehr und Kommunikation
Banken und Versicherungen
Medien
Ratgeber für Kunden
uvm.
Große Unternehmen, welche sich für die Belieferung mit Energie, Wasser und auch kommunale Versorgung verantwortlich zeigen, sind die Kunden aus dem Versorgungsbereich.
Beim Handwerk und der Industrie sind es größere, kleine und auch mittelständige Unternehmen aus der Bauwirtschaft, der Pharmaindustrie und Ähnlichem, welche durch diese Datenerfassung ihr Perspektiven verbessern. Zu den Verbrauchsgütern und Konsumgüter gehören Firmen der Nahrungsmittel, Kosmetik, Bekleidung, Hygiene, Haushaltsgeräte, um nur Einige zu nennen. Wichtige Kunden beim Handel sind der Großhandel, der Einzelhandel und auch der Versandhandel.
Transportunternehmen und Zustellfirmen sind es aus den Branchen Verkehr und Kommunikation. Überzeugt sind auch Finanzdienstleister und diverse Versicherungsunternehmen von der Datenerfassung durch Datenerfasser. Forschungen für die Medien ist ein sehr umfangreiches Betätigungsfeld für Datenerfasser. Wichtig ist diese Dienstleistung auch für die Touristik, den Freizeit- und Gartenbedarf in Form von Ratgebern.
Aktualisierung
In vielen Bereichen genügt es aber nicht, die Daten nur zu erfassen. Vergessen darf auf keinen Fall die ständige Aktualisierung werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Firmendaten oder Kundendaten handelt. Ist an dieser Stelle einmal eine Lücke entstanden, ist es ein immenser Aufwand diese wieder zu schließen. Wird die Datenerfassung in Auftrag gegeben, gehört diese Aufgabe zu den Tätigkeiten vom Datenerfasser. Der Kunde kann sich darauf verlassen, dass seine Daten ständig verfügbar und auf dem aktuellsten Stand sind.
Büroservice
Umfangreicher sind die Tätigkeiten, welche im Rahmen von einem Büroservice angeboten werden. Eins hat er mit der Datenerfassung gemeinsam, er nimmt viel Zeit in Anspruch. Meist werden extern Aufträge vergeben, welche die Buchführung betreffen. In Deutschland besteht eine allgemeine Buchführungspflicht. Sobald der Weg in die Selbstständigkeit gewählt wurde, gehört diese Tätigkeit zu den Pflichten. Kleiner Unternehmen Belegen vor Beginn ihrer Selbstständigkeit oftmals einen Buchführungskurs. Bei Kleinstbetrieben ist diese Vorgehensweise wahrscheinlich sinnvoll.
Doch bei Firmen, in welchen dafür die Zeit fehlt, bietet es sich an, die Buchführung außerhalb des Hauses fertigen zu lassen. Es handelt sich dabei um sehr vertrauliche Daten, sodass sichergestellt sein muss, dass sie nicht in die Hände Dritter gelangen. Ein weiteres Aufgabengebiet, welches an ein Unternehmen des Vertrauens abgeben werden kann, ist die Kundenverwaltung und Kundenbetreuung. Die Mitarbeiter des eigenen Unternehmens werden so von diesen Aufgaben entbunden und die Arbeitszeit kann effizienter genutzt werden.
Beispiel zur Datenerfassung
Beispiel A: Fragebogen
Für viele Unternehmen ist die Versendung und anschließende Auswertung der Fragebögen aus unterschiedlichen Gründen von großer Bedeutung. Doch es ist mit einem extremen Zeitaufwand verbunden, diese Tätigkeit intern ausführen zu lassen. Externe Datenerfasser eines Unternehmens bringen in dieser Beziehung viele Vorteile.
Service
Hilfestellung bei der Entwicklung der Fragebögen
Bei der Entwicklung achten die Experten darauf, ob die Fragebögen einer kostengünstigen Datenerfassung entgegenkommen. In diesem Zusammenhang wird geprüft, wie es mit der leichten Realisierbarkeit des Auswertungskonzeptes aussieht.
Datenerfassung einfach und doppelt
Sinnvoll ist es, dass zwei Typen vom Datenerfasser in Datenbasen zunächst eingegeben und dann abgeglichen werden. Der Vorteil dieses Verfahrens ist darin zu sehen, dass bei der Datenerfassung praktisch Fehler ausgeschlossen werden.
Übernahme von Aufgaben
Viel Zeit nimmt das Entnehmen aus den Umschlägen und die Nummerierung der Fragebögen in Anspruch.
Laufende Bestandsbearbeitung
Kontrolle und Meldung des Rücklaufs, was Aktionen für eine nachträgliche Erfassung vereinfacht und zeitnah umgesetzt werden kann.
Unbeantwortete Fragen
Sind in Fragebögen nicht alle Antworten gegeben worden können diese mit einem Code für den Datenerfasser versehen werden.
Zusammenführung der Datenbestände
Datensicherung
Entsprechend dem Kundenwunsch werden die Daten vom Datenerfasser im entsprechenden Format auf einem Medium gesichert.
Vorteile der Datenerfassung
Für den bisher Verantwortlichen bedeutet es eine spürbare Entlastung. Zudem kann er wieder in andere verantwortungsvolle Aufgaben des Betriebes eingebunden werden. Die Daten können besser und schneller ausgewertet werden. Entscheidet sich der Kunde für die doppelte Dateneingabe, geht die Fehlerquelle gen null.
Die Daten, welche schneller verfügbar sind, können effizienter eingesetzt werden. Sei es für eine Änderung des Konzeptes oder des Waren- bzw. Dienstleistungsangebotes. Bei der Eingabe wird der Datenerfasser ein Speichermedium für den Kunden nutzen, welches er zuvor gewählt hat. Beratend werden ihm Vorschläge unterbreitet, welches Format sich für die individuelle Datenerfassung eignet.
Kosten für einen Datenerfasser
Nimmt eine Firma die Dienste von einem Datenerfasser in Anspruch, richtet es sich nach Punkten wie,
Anzahl der Fragebögen
Art der Fragebögen
Format der Fragebögen
Art der Fragen
usw.
es mit den anfallenden Kosten aussieht.
Beispiel B: Adressverwaltung
Auf Wachstum und Expansion zielt eine moderne Adressverwaltung ab. Es genügt aber nicht viele Kundendaten zu sammeln, ohne sie optimal aufzubereiten. Nur so ist es möglich, ihnen auf schnellstem Wege die neuesten Angebote oder Dienstleistungen vorzustellen. Nach der Datenerfassung der Kunden ist die Pflege der neuen Kontaktdaten ebenso wichtig.
Allgemeines Beispiel zur Auftragsvergabe
Fragen der Datenerfasser sind, ob es sich grundsätzlich um eine Erfassung von Papier erfolgt. Um welche Art von Belegen handelt es sich und in welcher Menge werden sie in welchem Zeitraum anfallen. Abgleich der Schnittstelle bzw. der Software und des Zeitfensters. Nachdem diese Fragen geklärt sind und die technischen Voraussetzungen geprüft wurden können, nachdem ein persönliches Gespräch, auch telefonisch, Einzelheiten besprochen werden. So zum Beispiel, ob die Belege durch den Datenerfasser abgeholt werden oder sie ihm zugesandt werden. Nun kann die professionelle Datenerfassung durch unseren Datenerfasser beginnen.
Fazit zur Datenerfassung
In der Regel ist davon auszugehen, dass der Firma Kosten gespart werden, indem sie zum einen die frei gewordene Kapazität des Mitarbeiters, welcher bisher diese Tätigkeit ausgeführt hat, in ihrem Betrieb wieder der Qualifikation entsprechend einsetzen kann. Zum anderen bieten Unternehmen auf Wunsch nicht nur die Datenerfassung und Adresserfassung, sondern viele weitere Dienste an, welche sich umsatzsteigernd auswirken können. Daher sollte auf jeden Fall ein Kostenangebot eingeholt werden, um einen realistischen Vergleich anstellen zu können
Im Rahmen der Datenerfassung erfassen wir Ihre Daten. Egal welche Daten, in jedem Format. Ob Word, Excel, SAP oder eigene andere Anwendungen.
Hallo, mein Name ist Björn Rolletter. Hier finden Sie Erläuterungen unserer Leistungen und Tipps & Tricks, die den Workflow in Ihrem unternehmen erleichtern. Viel Spaß beim Stöbern!
Viele unseren Kunden nutzen die Dienste der Datenerfasser im Bereich der Logistik und des Handels. Dort handelt es sich bei der Datenerfassung darum, dass die Transponder bzw. Barcodes ausgelesen werden. Für ein CRM System stellt eine gute Adresserfassung und Verwaltung die Basis dar. Unter CRM versteht man einen strategischen Ansatz. Mit ihm wird mit den Kunden die komplette Planung, vollständige Steuerung und effiziente Durchführung der firmenabhängigen Prozesse, realisiert.
Datenerfasser
Viele neue Berufe haben sich in den letzten Jahren, durch den verstärkten Einsatz von neuen Technologien ergeben. Unter anderem sind es die Datenerfasser. Es handelt sich hierbei um einen Beruf, welchem eine zweijährige Berufsausbildung zugrunde liegt. In Datensysteme geben sie nach Vorgabe die Informationen ein. Umfangreich sind ihre Betätigungsfelder. Es gehören die öffentliche Verwaltung, Unternehmen sämtlicher Wirtschaftsbereiche, Interessengemeinschaften und natürlich die Datenerfassungsdienste dazu.
Die Datenerfassung ist längst ein viel genutztes Dienstleistungsunternehmen geworden, welches seine Aufträge von den unterschiedlichsten Firmen erhält. Die Tatsache, dass ausgebildete Datenerfasser beschäftigt sind, ermöglicht die schnelle, korrekte und kostengünstige Bearbeitung der Aufträge. Die Kunden sparen so wertvolle Arbeitszeit, welche die manuelle Datenerfassung in Anspruch nimmt. Datenverarbeiter erfassen nicht nur die Daten, sondern sind auch für deren Speicherung und Archivierung verantwortlich. Inzwischen sind die Dienste der Datenerfasser derartig gefragt, dass sich ihr Betätigungsfeld ständig erweitert. In der Regel bekommt ein Datenerfasser nur eine Anstellung, wenn er wenigstens neben Deutsch der englischen Sprache mächtig ist. Aufgrund der Qualifikation ist der Datenerfasser prädestiniert, allgemeine Büroarbeiten zu übernehmen. In Betracht kommen die Korrespondenz, weitere Schreibarbeiten und andere Tätigkeiten in diesem Bereich. Einen besonders hohen Stellenwert hat die Tätigkeit von einem Datenerfasser im Bereich der Marktforschung erlangt.
Manuelle Datenerfassung
Die manuelle Datenerfassung wird vor allem in kleinen Betrieben praktiziert. Zu Beginn ist diese Tätigkeit sehr zeitaufwendig. Die Adresserfassung, zu der die Anschrift, die Lieferadresse, die Rechnungsadresse und Weiteres mehr gehören, sind in den Computer einzugeben. Online gibt es für kleine und mittelständige Unternehmen, branchenspezifisch Softwareprogramme, sodass der Datenerfasser die Informationen nur noch in die bereits vorbereitete Maske eingeben muss. In den kleineren und mittelständigen Betrieben sind es meist sehr viele Kunden und Rechnungen, welche zu erfassen und zu speichern sind. Selbst wenn erst einmal im Grunde die Daten eingeben wurden, sind diese in der Regel nicht nur zu ergänzen und Änderungen, beispielsweise in den Basisdaten vorzunehmen. Es fällt in vielen Betrieben auch ein hoher Aufwand für den Formularservice an. Jeder Betrieb, welcher angemeldet wurde, ist verpflichtet, eine Buchführung beim Finanzamt vorzulegen. Dort müssen alle Belege lückenlos erfasst sein. Die Rechnungen, welche den Kunden ausgestellt werden, müssen den Anforderungen einer Betriebsprüfung bzw. denen des Finanzamtes gerecht werden. Doch zu der manuellen Datenerfassung gehört auch die Datensicherung. Die Rechner werden zwar immer sicherer, dennoch kann ein Systemversagen nicht ausgeschlossen werden. Daher ist eine turnusmäßige Datensicherung unumgänglich. Diese dient der eigenen Sicherheit, dem Schutz der sensiblen Kundendaten und ist wichtig zur Schadensregulierung bei Versicherungen.
Es kann also zur manuellen Datensicherung im Hause nur festgestellt werden, dass sie einen umfangreichen Arbeitszweig darstellt. Neben dem Zeitaufwand ist das nötige Wissen und Können erforderlich. Viele Betriebe haben erkannt, dass dieser Stress leicht vermieden werden kann, indem die Datenerfassung professionell durch einen Datenerfasser extern erledigt werden kann. Im Laufe der Zeit relativieren sich auch die anfallenden Kosten.
Die manuelle Datenerfassung ist der automatisierten Datenerfassung vorzuziehen, wenn in der Firma vorwiegend papiergebundene Dokumente verarbeitet werden. Meist sind diese handschriftlich ausgefüllt und schwer lesbar, was für eine maschinelle Datenerfassung problematisch werden kann.
Automatisierte Datenerfassung
Die Vorgehensweise bei einer automatisierten Datenerfassung unterscheidet sich grundlegend von der manuellen Datenerfassung. Vom Datenerfasser werden die Belege eingescannt. Es bestehen die Option darin nicht nur schwarz-weiß Bilder zu erzeugen, sondern sicherheitshalber ein weiteres Farbbild. Die Bilder können digital weiterverarbeitet werden. Am häufigsten wird hierfür die Optical Character Recognition, kurz OCR-Erkennung, genutzt.
Durch diese Technologie erfolgt eine automatische Texterkennung. Alle Zeichen müssen validiert werden. Wie wichtig ein ausgebildeter Datenerfasser ist, wird an dieser Stelle sichtbar. Er übernimmt die Verantwortung, dass alle Belege ordnungsgemäß erfasst, eingegeben, verarbeitet und gespeichert werden. Ist es der Software nicht möglich ein Zeichen zuzuordnen, wird die Überprüfung visuell übernommen. Diese automatisierte Datenerfassung stellt einen hohen Stand der Automatisierung dar, was sich günstig auf das Erfassen von maschinell erstellten Belegen auswirkt. Zum Einsatz kommt die automatisierte Datenerfassung hauptsächlich bei,
an.
Im Rahmen der Datenerfassung erfassen wir Ihre Daten. Egal welche Daten, in jedem Format. Ob Word, Excel, SAP oder eigene andere Anwendungen.
Online Datenerfassung
Im Moment noch nicht so häufig genutzt von den kleinen und mittelständigen Unternehmen ist die Alternative der online Datenerfassung. Doch sollte diese Option der Vollständigkeit halber erwähnt. Während der Zeit der Datenerfassung wird eine direkte Verbindung zwischen dem Kunden und dem Datenerfasser geschaltet. Ein abgesichertes Kundensystem und eine sichere Internetverbindung sind die Basis, welche den Kunden angeboten wird. Ein Vorteil dieser Methode ist darin zu sehen, dass die Datenerfassung in Echtzeit erfolgt. Eine online Datenerfassung bietet sich für,
an.
Nutzer der Datenerfassung
Die Branchen und Märkte splitten sich in viele Bereiche auf. Am häufigsten werden diese Dienste genutzt von:
Große Unternehmen, welche sich für die Belieferung mit Energie, Wasser und auch kommunale Versorgung verantwortlich zeigen, sind die Kunden aus dem Versorgungsbereich.
Beim Handwerk und der Industrie sind es größere, kleine und auch mittelständige Unternehmen aus der Bauwirtschaft, der Pharmaindustrie und Ähnlichem, welche durch diese Datenerfassung ihr Perspektiven verbessern. Zu den Verbrauchsgütern und Konsumgüter gehören Firmen der Nahrungsmittel, Kosmetik, Bekleidung, Hygiene, Haushaltsgeräte, um nur Einige zu nennen. Wichtige Kunden beim Handel sind der Großhandel, der Einzelhandel und auch der Versandhandel.
Transportunternehmen und Zustellfirmen sind es aus den Branchen Verkehr und Kommunikation. Überzeugt sind auch Finanzdienstleister und diverse Versicherungsunternehmen von der Datenerfassung durch Datenerfasser. Forschungen für die Medien ist ein sehr umfangreiches Betätigungsfeld für Datenerfasser. Wichtig ist diese Dienstleistung auch für die Touristik, den Freizeit- und Gartenbedarf in Form von Ratgebern.
Aktualisierung
In vielen Bereichen genügt es aber nicht, die Daten nur zu erfassen. Vergessen darf auf keinen Fall die ständige Aktualisierung werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Firmendaten oder Kundendaten handelt. Ist an dieser Stelle einmal eine Lücke entstanden, ist es ein immenser Aufwand diese wieder zu schließen. Wird die Datenerfassung in Auftrag gegeben, gehört diese Aufgabe zu den Tätigkeiten vom Datenerfasser. Der Kunde kann sich darauf verlassen, dass seine Daten ständig verfügbar und auf dem aktuellsten Stand sind.
Büroservice
Umfangreicher sind die Tätigkeiten, welche im Rahmen von einem Büroservice angeboten werden. Eins hat er mit der Datenerfassung gemeinsam, er nimmt viel Zeit in Anspruch. Meist werden extern Aufträge vergeben, welche die Buchführung betreffen. In Deutschland besteht eine allgemeine Buchführungspflicht. Sobald der Weg in die Selbstständigkeit gewählt wurde, gehört diese Tätigkeit zu den Pflichten. Kleiner Unternehmen Belegen vor Beginn ihrer Selbstständigkeit oftmals einen Buchführungskurs. Bei Kleinstbetrieben ist diese Vorgehensweise wahrscheinlich sinnvoll.
Doch bei Firmen, in welchen dafür die Zeit fehlt, bietet es sich an, die Buchführung außerhalb des Hauses fertigen zu lassen. Es handelt sich dabei um sehr vertrauliche Daten, sodass sichergestellt sein muss, dass sie nicht in die Hände Dritter gelangen. Ein weiteres Aufgabengebiet, welches an ein Unternehmen des Vertrauens abgeben werden kann, ist die Kundenverwaltung und Kundenbetreuung. Die Mitarbeiter des eigenen Unternehmens werden so von diesen Aufgaben entbunden und die Arbeitszeit kann effizienter genutzt werden.
Beispiel zur Datenerfassung
Beispiel A: Fragebogen
Für viele Unternehmen ist die Versendung und anschließende Auswertung der Fragebögen aus unterschiedlichen Gründen von großer Bedeutung. Doch es ist mit einem extremen Zeitaufwand verbunden, diese Tätigkeit intern ausführen zu lassen. Externe Datenerfasser eines Unternehmens bringen in dieser Beziehung viele Vorteile.
Service
Hilfestellung bei der Entwicklung der Fragebögen
Bei der Entwicklung achten die Experten darauf, ob die Fragebögen einer kostengünstigen Datenerfassung entgegenkommen. In diesem Zusammenhang wird geprüft, wie es mit der leichten Realisierbarkeit des Auswertungskonzeptes aussieht.
Datenerfassung einfach und doppelt
Sinnvoll ist es, dass zwei Typen vom Datenerfasser in Datenbasen zunächst eingegeben und dann abgeglichen werden. Der Vorteil dieses Verfahrens ist darin zu sehen, dass bei der Datenerfassung praktisch Fehler ausgeschlossen werden.
Übernahme von Aufgaben
Viel Zeit nimmt das Entnehmen aus den Umschlägen und die Nummerierung der Fragebögen in Anspruch.
Laufende Bestandsbearbeitung
Kontrolle und Meldung des Rücklaufs, was Aktionen für eine nachträgliche Erfassung vereinfacht und zeitnah umgesetzt werden kann.
Unbeantwortete Fragen
Sind in Fragebögen nicht alle Antworten gegeben worden können diese mit einem Code für den Datenerfasser versehen werden.
Zusammenführung der Datenbestände
Datensicherung
Entsprechend dem Kundenwunsch werden die Daten vom Datenerfasser im entsprechenden Format auf einem Medium gesichert.
Vorteile der Datenerfassung
Für den bisher Verantwortlichen bedeutet es eine spürbare Entlastung. Zudem kann er wieder in andere verantwortungsvolle Aufgaben des Betriebes eingebunden werden. Die Daten können besser und schneller ausgewertet werden. Entscheidet sich der Kunde für die doppelte Dateneingabe, geht die Fehlerquelle gen null.
Die Daten, welche schneller verfügbar sind, können effizienter eingesetzt werden. Sei es für eine Änderung des Konzeptes oder des Waren- bzw. Dienstleistungsangebotes. Bei der Eingabe wird der Datenerfasser ein Speichermedium für den Kunden nutzen, welches er zuvor gewählt hat. Beratend werden ihm Vorschläge unterbreitet, welches Format sich für die individuelle Datenerfassung eignet.
Kosten für einen Datenerfasser
Nimmt eine Firma die Dienste von einem Datenerfasser in Anspruch, richtet es sich nach Punkten wie,
es mit den anfallenden Kosten aussieht.
Beispiel B: Adressverwaltung
Auf Wachstum und Expansion zielt eine moderne Adressverwaltung ab. Es genügt aber nicht viele Kundendaten zu sammeln, ohne sie optimal aufzubereiten. Nur so ist es möglich, ihnen auf schnellstem Wege die neuesten Angebote oder Dienstleistungen vorzustellen. Nach der Datenerfassung der Kunden ist die Pflege der neuen Kontaktdaten ebenso wichtig.
Allgemeines Beispiel zur Auftragsvergabe
Fragen der Datenerfasser sind, ob es sich grundsätzlich um eine Erfassung von Papier erfolgt. Um welche Art von Belegen handelt es sich und in welcher Menge werden sie in welchem Zeitraum anfallen. Abgleich der Schnittstelle bzw. der Software und des Zeitfensters. Nachdem diese Fragen geklärt sind und die technischen Voraussetzungen geprüft wurden können, nachdem ein persönliches Gespräch, auch telefonisch, Einzelheiten besprochen werden. So zum Beispiel, ob die Belege durch den Datenerfasser abgeholt werden oder sie ihm zugesandt werden. Nun kann die professionelle Datenerfassung durch unseren Datenerfasser beginnen.
Fazit zur Datenerfassung
In der Regel ist davon auszugehen, dass der Firma Kosten gespart werden, indem sie zum einen die frei gewordene Kapazität des Mitarbeiters, welcher bisher diese Tätigkeit ausgeführt hat, in ihrem Betrieb wieder der Qualifikation entsprechend einsetzen kann. Zum anderen bieten Unternehmen auf Wunsch nicht nur die Datenerfassung und Adresserfassung, sondern viele weitere Dienste an, welche sich umsatzsteigernd auswirken können. Daher sollte auf jeden Fall ein Kostenangebot eingeholt werden, um einen realistischen Vergleich anstellen zu können
Im Rahmen der Datenerfassung erfassen wir Ihre Daten. Egal welche Daten, in jedem Format. Ob Word, Excel, SAP oder eigene andere Anwendungen.
Zum Autor
Hallo, mein Name ist Björn Rolletter. Hier finden Sie Erläuterungen unserer Leistungen und Tipps & Tricks, die den Workflow in Ihrem unternehmen erleichtern. Viel Spaß beim Stöbern!